Ärgert es Sie auch, wenn Sie in Ihren Formularen mehrmals dieselbe Eingabe machen müssen? Zum Beispiel muss der Abteilungsname 4-mal eingegeben werden. Das muss sich doch automatisieren lassen, oder?
Richtig! Auch hier lässt sich Word automatisieren. Fügen Sie dazu einfach einen Verweis auf das erste Formularfeld ein, Word überträgt den dortigen Eintrag dann an die von Ihnen gewünschte Stelle. Und so geht’s:
-
Öffnen Sie Ihr Formular und blenden Sie die FORMULAR-Symbolleiste über ANSICHT-SYMBOLLEISTEN-FORMULAR ein.
-
Heben Sie den Formularschutz auf, indem Sie auf das Symbol FORMULAR SCHÜTZEN in der FORMULAR-Symbolleiste klicken. Das Symbol erscheint anschließend nicht mehr abgeblendet.
-
Doppelklicken Sie auf das erste Formularfeld für den Abteilungsnamen. Daraufhin öffnet sich das OPTIONEN-Dialogfenster.
-
Merken Sie sich den Eintrag im Feld TEXTMARKE; dort steht zum Beispiel „Text1“. Schließen Sie das Dialogfenster dann mit ABBRECHEN.
-
Markieren Sie dann das zweite Formularfeld für den Abteilungsnamen und rufen Sie EINFÜGEN-FELD auf.
-
Im folgenden Dialogfenster wählen Sie aus der Liste FELDNAMEN den Eintrag REF – er steht in Word 97/2000 anschließend in dem Textfeld.
-
In Word 97/2000 klicken Sie hinter REF im Textfeld und geben jetzt den in Schritt 4. notierten Namen der Textmarke ein, hier „Text1“. In Word 2002/2003 markieren Sie unter TEXTMARKENNAME den in Schritt 4. notierten Eintrag Text1.
-
Aktivieren Sie das Kontrollkästchen FORMATIERUNG BEI AKTUALISIERUNG BEIBEHALTEN und bestätigen Sie das Dialogfenster mit Ok.
Daraufhin fügt Word einen Verweis auf den Inhalt des ersten Formularfelds mit dem Abteilungsnamen ein. Schützen Sie Ihr Formular jetzt noch mit einem Klick auf das Symbol FORMULAR SCHÜTZEN.
So wird der Inhalt eines Formularfelds wiederholt
Geben Sie in das erste Formularfeld für den Abteilungsnamen eine Bezeichnung ein. Damit das zweite Formularfeld diesen Eintrag jetzt automatisch übernimmt, schalten Sie einmal über das entsprechende Symbol in der Standard-Symbolleiste in die Seitenansicht und mit Schließen wieder zurück. Das geht auf alle Fälle schneller als die manuelle Eingabe, erst recht, wenn Sie mehrere Formularfelder mit demselben Inhalt auf diese Weise ausfüllen lassen.