Wie Sie Textmarken ganz einfach im Dokument wiederholen

Versionen: Word 97, 2000, 2002/XP und 2003

Textmarken sind ein nützliches Hilfsmittel, um wichtige Textstellen schnell und gezielt auszuwählen. Mit wenigen Mausklicks springen Sie beispielsweise eine Textmarke “Nachname” an, um den Empfänger eines Briefs einzugeben. Nützlich wäre es nun, wenn Sie den Namen nur ein einziges Mal eingeben müssten und den Inhalt der Textmarke automatisch auch an anderen Textstellen ausgeben könnten.

Das Problem: Word kann eine Textmarke immer nur einmal verwenden. Wenn Sie also in der Anschrift eine Textmarke “Nachname” eingefügt haben und das gleiche nun noch einmal in der Zeile für die Anrede versuchen, löscht Word die zuerst angelegte Textmarke und legt sie in der Zeile mit der Anrede neu an.

Mit einem Trick schaffen Sie Abhilfe: Die Feldfunktion “Ref” erlaubt die zusätzliche Ausgabe von Informationen, die Sie bereits an einer anderen Stelle in einer Textmarke eingegeben haben. Und so nutzen Sie diese Feldfunktion, um Nachnamen mehrfach im Dokument auszugeben:

1. Fügen Sie zunächst die Textmarke “Nachname” dort ein, wo der Name das erste Mal erscheinen soll, zum Beispiel in einem Anschriftenfeld.
2. Setzen Sie den Cursor an die Stelle, an der der Inhalt der Textmarke “Nachname” erneut ausgegeben werden soll, beispielsweise in die Zeile mit der Anrede.
3. Wählen Sie das Menü “Einfügen-Feld” und markieren Sie in KATEGORIEN den Eintrag “Verknüpfungen und Verweise”. Wählen Sie dann den Feldnamen “Ref”.
4. Setzen Sie den Cursor in das Textfeld unter den Listen und geben Sie als Parameter den Namen der Textmarke ein, deren Inhalt ausgegeben werden soll, also zum Beispiel “Nachname”.
5. Ab Word 2002 können Sie den Namen der Textmarke direkt in einer Liste “Textmarkenname” markieren.
6. Bestätigen Sie mit “Ok”.

Wenn Sie für die Textmarke bereits etwas eingegeben haben, erscheint dieser Text nun an der Stelle, an der Sie das Feld “Ref” eingefügt haben. Füllen Sie die Textmarke erst später aus, wird der Inhalt bei der nächsten Aktualisierung der Feldfunktion ausgelesen.

Beachten Sie: Mit dem “Ref”-Feld können Sie auch mehrmals auf dieselbe Textmarke verweisen und so den Inhalt praktisch beliebig oft innerhalb eines Dokuments wiederholen.