Word-Tabellen und –Texte bilden ein eingespieltes Team. Sie lassen sich prima kombinieren und lassen Ihre Dokumente gleich viel professioneller wirken.
Häufig bezieht sich der Text auf die Tabellen bzw. einzelne Tabellenzellen. Wenn sich jetzt der Inhalt der Tabellen nachträglich ändert, kommt viel Handarbeit auf Sie zu. Denn Textstellen, in denen Sie auf einen Zelleninhalt verweisen, müssen mühsam korrigiert werden.
Zwischen dem Inhalt der Tabellenzellen und dem Text außerhalb der Tabelle bestehen im Moment keinerlei »Beziehungen«. Auch wenn die Texte identisch sind, handelt es sich für Word um zwei völlig unterschiedliche Texte. Deshalb sind Änderungen immer doppelt durchzuführen.
Wie Ihnen die Ref-Feldfunktion weiterhilft
Nutzen Sie bei Verweisen auf den Inhalt der Tabellen die Ref-Feldfunktion. Dann müssen Sie künftig nur noch den Inhalt der Tabelle ändern, der Verweis im Text wird auf Tastendruck automatisch aktualisiert. Und so geht’s:
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Im ersten Schritt müssen Sie dem Text der Tabellenzelle, auf die Sie in Ihrem Text verweisen möchten, eine Textmarke zuweisen. Da die Textmarke nur den Text, nicht jedoch das Zellenendezeichen beinhalten darf, schalten Sie zuerst über die Tastenkombination Strg+Umschalt+* die Anzeige der nichtdruckbaren Zeichen ein. Daraufhin werden Leerzeichen mit einem kleinen Punkt angezeigt, am Absatzende erscheint ein „umgedrehtes“ P und am Ende jeder Tabellenzelle das Zellenendezeichen.
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Markieren Sie jetzt den Zelleninhalt. Dabei darf das Zellenendezeichen nicht markiert sein.
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Rufen Sie nun das Menü EINFÜGEN-TEXTMARKE auf. Geben Sie in dem Textfeld TEXTMARKENNAME (Word 2003 und 2002) bzw. NAME DER TEXTMARKE (Word 2000 und 97) nun einen eindeutigen Namen ein. Jeder auf diese Weise gekennzeichnete Zelleninhalt muss einen eigenen Namen erhalten.
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Bestätigen Sie Ihre Eingabe mit einem Klick auf die Schaltfläche HINZUFÜGEN.
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Nun kehren Sie zu Ihrer Tabelle zurück, dem Zelleninhalt haben Sie erfolgreich eine Textmarke zugewiesen.
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Um im Text auf den Inhalt zu verweisen, rufen Sie das Menü EINFÜGEN-FELD auf. Wählen Sie in dem Feld-Dialogfenster bei KATEGORIE die Auswahl ALLE und bei FELDNAMEN den Eintrag REF.
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Word 2003/2002: Klicken Sie nun in dem nebenstehenden Listenfeld die soeben definierte Textmarke an und bestätigen Sie das Dialogfenster mit einem Klick auf OK.
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Word 2000/97: Klicken Sie auf die Schaltfläche OPTIONEN. Daraufhin öffnet sich das Dialogfenster OPTIONEN FÜR FELDER, in dem Sie auf die Registerkarte »Textmarken« wechseln. Markieren Sie nun in dem nebenstehenden Listenfeld die soeben definierte Textmarke und klicken Sie auf die Schaltfläche HINZUFÜGEN. Bestätigen Sie nun sowohl das Dialogfenster OPTIONEN FÜR FELDER als auch das Dialogfenster FELD mit einem Klick auf OK.
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Word fügt daraufhin an der aktuellen Cursorposition eine Feldfunktion mit einem Verweis auf den Zelleninhalt ein. Sollten Sie anstelle des Zelleninhaltes die Feldfunktions-Formel in der Form {REF Textmarkenname} angezeigt bekommen, drücken Sie die Tastenkombination Alt+F9. Mit dieser Tastenkombination schalten Sie zwischen Formel und Ergebnis hin und her.
Wenn Sie ab sofort den Zelleninhalt ändern, können Sie mit zwei Tastenkombinationen den kompletten Text aktualisieren: Drücken Sie zuerst Strg+A, um das komplette Dokument zu markieren. Anschließend drücken Sie F9, um alle Feldfunktionen in Ihrem Dokument auf den neusten Stand zu bringen.
Wie Sie den Zelleninhalt richtig überschreiben
Angenommen, in der Zelle befindet sich die Zahl »12345,00«. Um diese durch die Zahl 54321,00 zu ersetzen, positionieren Sie den Cursor bei der vorhandenen Zahl zwischen die 1 und 2 und beginnen mit der Eingabe der Zahl. Anschließend löschen Sie die »alte« führende »1« und dann den Rest der alten Zahl »2345,00«. Auf diese Weise bleibt die Textmarke erhalten. Überschreiben Sie hingegen die komplette Zelle, indem Sie beispielsweise den alten Zelleninhalt zuerst löschen und dann den neuen Inhalt eingeben, wird die Textmarke gelöscht und muss anschließend neu definiert werden.
Die vorhandenen Feldfunktionen bleiben auf alle Fälle bestehen, auch wenn die Textmarke nicht mehr vorhanden ist. Die Feldfunktion gibt dann eine Fehlermeldung wie »Fehler! Verweisquelle konnte nicht gefunden werden.« anstelle des Ergebnisses aus.