Vielleicht kennen Sie das: Sie haben eine gut gepflegte Datenbank, nur hin und wieder fehlt bei einer Adresse ein Vorname.
Das ist so lange kein Problem, wie Sie mit diesen Adressen keinen Serienbrief anlegen möchten. Sobald das aber der Fall ist, kommt es beim Seriendruck in den Adressen mit den fehlenden Vornamen zu unschönen Lücken zwischen Anrede und Nachname.
Problem:
In der Empfänger-Anschrift wird die Anrede aus den Seriendruckfeldern »Anrede«, »Vorname« und »Name« zusammengesetzt. Zwischen jedem Seriendruckfeld ist als Abstandshalter ein Leerzeichen enthalten (beachten Sie, dass bei Word 97 in den Seriendruckfeldern anstelle der englischen Bezeichnung MERGEFIELD die deutsche Bezeichnung SERIENDRUCKFELD angezeigt wird):
{MERGEFIELD “Anrede”} {MERGEFIELD “Vorname”} {MERGEFIELD “Name”}
Ist der Vorname leer, wird das Vornamen-Seriendruckfeld beim Seriendruck einfach ignoriert. Mit dem Erfolg, dass dann zwei Leerzeichen – eines vor dem Vornamen-Seriendruckfeld und eines nach dem Vornamen-Seriendruckfeld – unmittelbar aufeinander folgen.
Lösung:
Um das überflüssige Leerzeichen bei fehlendem Vornamen in den Adressdaten zu vermeiden, gehen Sie wie folgt vor: Fügen Sie das Leerzeichen nach dem Vornamen-Seriendruckfeld nur dann ein, wenn das Vornamen-Seriendruckfeld »nicht leer« ist, das heißt wenn ein Vorname vorhanden ist:
-
Löschen Sie in Ihrer Seriendruckdatei das Leerzeichen zwischen Vornamen-Seriendruckfeld und Name-Seriendruckfeld. Lassen Sie den Cursor zwischen den beiden Seriendruckfeldern – die jetzt unmittelbar aufeinander folgen – stehen. Je nach Word-Einstellung wird jetzt das Namen-Seriendruckfeld grau markiert, was für die weiteren Schritte nicht von Bedeutung ist.
-
Klicken Sie in der Seriendruck-Symbolleiste jetzt auf BEDINGUNGSFELD EINFÜGEN. Daraufhin klappt ein Menü auf, in dem Sie auf den Befehl WENN…DANN…SONST… klicken.
-
Jetzt erscheint ein Dialogfenster, in dem Sie in dem Dropdown-Listenfeld FELDNAME den Eintrag VORNAME wählen. In dem Dropdown-Listenfeld VERGLEICH wählen Sie den Eintrag UNGLEICH. Das Texteingabefeld VERGLEICHEN MIT bleibt leer. Nun geben Sie noch im großen Texteingabefeld DANN DIESEN TEXT EINFÜGEN ein Leerzeichen ein.
-
Wenn Sie jetzt das Dialogfenster mit einem Klick auf OK schließen, fügt Word zwischen den beiden Seriendruckfeldern ein Bedingungsfeld ein. Die Zeile ist dann wie folgt aufgebaut (zwischen Anzeige der Seriendruckfelder und der Ergebnisse können Sie mithilfe der Tastenkombination Alt + F9 hin- und herschalten):
{MERGEFIELD “Anrede”} {MERGEFIELD “Vorname”}{IF {MERGEFIELD Vorname} <> “” ” ” “”}}{MERGEFIELD “Name”}
Beachten Sie: In Word 97 lauten die deutschen Bezeichnungen in dem Bedingungsfeld WENN anstelle von IF und SERIENDRUCKFELD anstelle von MERGEFIELD.
Ab sofort wird das Leerzeichen nach dem Vornamen-Seriendruckfeld nur eingefügt, wenn auch tatsächlich ein Vorname vorhanden ist.