Wie Sie schnell eine einzelne Adresse auf einen Umschlag bringen

Zugegeben, Umschläge mit Sichtfenster sind äußerst praktisch, die Anschrift wird direkt im Briefkopf eingegeben und zusammen mit Ihrem Text gedruckt. Doch leider lassen sich nicht für alle Aufgaben Sichtfensterumschläge einsetzen. Sei es, weil Sie beispielsweise Einladungskarten versenden oder weil sich im Umschlag eine aktuelle Broschüre befindet.

Wie aber kommt die Anschrift auf einen normalen Briefumschlag? Von Hand? Mit speziellen Adressetiketten? Das muss nicht sein, denn Word bedruckt auch jeden beliebigen Briefumschlag. Einzige Voraussetzung: Der Umschlag muss in Ihren Drucker passen.

Um einen einzelnen Briefumschlag mit einer individuellen Anschrift zu bedrucken, gehen Sie so vor:

1. Öffnen Sie in Word 2003/2002 im Menü EXTRAS erst BRIEFE UND SENDUNGEN und dann UMSCHLÄGE UND ETIKETTEN. Wenn Sie mit Word 2000/97 arbeiten, wählen Sie das Menü EXTRAS-UMSCHLÄGE UND ETIKETTEN.
2. Wechseln Sie dann auf die Registerkarte UMSCHLÄGE und geben Sie im Feld EMPFÄNGER(ADRESSE) die gewünschte Briefanschrift ein. Beachten Sie: Wenn Sie mit Outlook arbeiten oder Adressen in das Windows-Adressbuch eingetragen haben, können Sie die Empfängerangaben direkt hieraus übernehmen. Klicken Sie auf das Adressbuchsymbol über dem Empfängerfeld. Nun müssen Sie nur noch den Namen des Empfängers aus Ihrem Adressbuch per Doppelklick auswählen.
3. Füllen Sie das Feld ABSENDER(ADRESSE) mit Ihrer eigenen Postanschrift aus. Falls kein Absender auf dem Umschlag erscheinen soll, aktivieren Sie das Kontrollkästchen WEGLASSEN (2003/2002) bzw. OHNE (Word 2000/97) über dem Absenderfeld.
4. Klicken Sie auf die Schaltfläche OPTIONEN. Auf der Registerkarte UMSCHLAGOPTIONEN suchen Sie das passende Format im Dropdown-Feld UMSCHLAGFORMAT aus – beispielsweise C5 (zweifache Faltung einer A4-Seite). Eine Vorschaugrafik veranschaulicht jeweils, an welcher Position Absender- und Empfängeradresse erscheinen.
5. Wenn Sie mit der Positionierung nicht einverstanden sind, können Sie die Abstände VON LINKS und VON OBEN manuell einstellen – jeweils separat für EMPFÄNGERADRESSE und ABSENDERADRESSE. Noch einfacher ist es allerdings, Word die optimale Positionierung zu überlassen. Das erreichen Sie, indem Sie in alle Maßangabenfelder den Text AUTO eingeben. Word verwendet dann interne Vorgabewerte, die auf das gewählte Umschlagformat abgestimmt sind.
6. Unbedingt kontrollieren sollten Sie jetzt die Einstellungen auf der Registerkarte DRUCKOPTIONEN. Häufig sind Probleme beim Umschlagdruck auf eine falsche Papierausrichtung oder eine falsche Papierzufuhr zurückzuführen. Falls die Schaltfläche ZURÜCKSETZEN (Word 2003/2002/2000) bzw. VORGABE (Word 97) abgeblendet dargestellt wird, sind die Standardeinstellungen des Druckers eingestellt. Kleine Vorschaubildchen zeigen jeweils, wie Sie den Umschlag in den Druckerschacht einlegen sollen. Meist sind die Standardeinstellungen am besten für Ihren Drucker geeignet. Andersherum bedeutet das: Sollte die Schaltfläche VORGABE bzw. ZURÜCKSETZEN aktiv sein, ist es empfehlenswert, sie anzuklicken, um die Werkseinstellungen des Druckers wieder herzustellen. Nur wenn Sie Umschläge über einen anderen Schacht zuführen wollen oder wenn Ihr Drucker mehrere Arten des Papierhandlings unterstützt, sind andere Druckoptionen überhaupt sinnvoll.
7. Nachdem Sie die Umschlag- und Druckoptionen mit OK bestätigt haben, starten Sie den Druckvorgang mit einem Klick auf die Schaltfläche DRUCKEN.
8. Egal ob Sie den Umschlag sofort bedrucken oder erst dem Dokument hinzufügen, sofern Sie in Schritt 4 Änderungen an der Absenderadresse vorgenommen haben, fragt Sie Word, ob Sie eine neue Standard-Absenderadresse speichern wollen. Klicken Sie ruhig auf Ja, dann müssen Sie Ihre eigene Adresse nicht bei jedem Umschlagdruck neu eingeben.