Auf den ersten Blick ist die Einstellung der Ränder eines Word-Dokuments keine große Sache: Menü wählen, gewünschte Zentimeter-Angaben eintippen und fertig. Wie so oft steckt der Teufel aber im Detail: Warum wird beispielsweise der obere Rand manchmal wesentlich höher als von Ihnen gewünscht eingestellt? Die Lösung dafür lesen Sie jetzt.
Was Sie bei Kopf- und Fußzeilen beachten müssen
Die allgemeinen Randeinstellungen nehmen Sie im Dialogfenster Seite einrichten vor. In den neueren Versionen (Word 2003/2002) befinden sich die Eingabefelder für oberen, unteren, linken und rechten Rand auf der Registerkarte Seitenränder. Die Maße für Kopf- und Fußzeile geben Sie dagegen auf der Registerkarte Layout ein. In Word 2000 und Word 97 stehen alle Maßangaben auf der Registerkarte Seitenränder.
Auch wenn die Einstellungen logisch und leicht verständlich erscheinen, kann es mitunter zu Verwirrungen kommen. Das betrifft vornehmlich die Wechselwirkung zwischen der Kopfzeile und dem oberen Seitenrand sowie zwischen Fußzeile und unterem Seitenrand.
Warum die Kopf-/Fußzeile manchmal Probleme macht
Standardmäßig ignoriert Word den oberen Seitenrand, wenn die Kopfzeile mehr Platz benötigt. Das kann bei mehrzeiligen Kopfzeilen der Fall sein oder bei Kopfzeilen, die eine Grafik enthalten. Unter diesen Voraussetzungen bestimmt die Höhe der Kopfzeile, an welcher Stelle der Haupttext beginnt.
Beispiel: Obwohl der obere Seitenrand auf den Standardwert von „2,5 cm“ eingestellt ist, fängt der Textkörper ungefähr vier Zentimeter weiter unten an. Grund dafür ist die mehrzeilige Kopfzeile, deren Höhe die Positionierung des Haupttextes beeinflusst.
Analog gilt dieses Prinzip auch für die Fußzeile und ihren Einfluss auf den unteren Seitenrand.
Lösen Sie die Abhängigkeit von Kopf-/Fußzeile und Textkörper
Mit einem kleinen Trick vermeiden Sie, dass sich Kopf- oder Fußzeile und Textkörper gegenseitig beeinflussen.
Beispiel: In der Kopfzeile des Dokuments stehen allgemeine Firmenangaben, die in eine Tabelle eingebunden sind. Um den optischen Reiz zu erhöhen, wurde die rechte Tabellenspalte grau hinterlegt. Ziel soll es nun sein, diesen grauen Balken bis zum Seitenende auszudehnen. Gleichzeitig soll der Textkörper direkt unter dem Infoblock beginnen und nicht erst weiter unten auf der Seite.
Die korrekte Positionierung des Textkörpers wird durch die bekannte Wechselwirkung zwischen Kopfzeilenhöhe und Dokumenttext verhindert. Darüber hinaus weigert sich Word aber auch, die Höhe der zweiten Tabellenzeile – und damit den grauen Balken – zu vergrößern. Grund dafür ist, dass die Kopfzeile nicht mehr als etwa die Hälfte der Seite einnehmen kann.
Der Trick: Versehen Sie den oberen Seitenrand mit einem negativen Wert
Um diese Beschränkungen zu umgehen, müssen Sie nichts weiter tun, als den oberen Seitenrand in einen negativen Wert umzukehren. In diesem Fall rufen Sie DATEI-SEITE EINRICHTEN auf und stellen den oberen Seitenrand gleich auf zum Beispiel „-6,2 cm“ ein. Damit beginnt der Haupttext an der richtigen Position unter dem Firmen-Infoblock.
Nun ist es auch kein Problem mehr, die rechte Tabellenspalte aus der Kopfzeile bis zum Seitenende zu verlängern: Wählen Sie ANSICHT-KOPF- UND FUSSZEILE und ziehen Sie den unteren Tabellenrand mit der Maus nach unten, bis die Zeile die gewünschte Höhe erreicht hat. Eine Maximalgröße der Kopfzeile gibt es nach Einstellen des negativen Seitenrands nicht mehr.