Frage:
In einem Word-Text möchte ich auf den Inhalt einer einzigen Zelle in einer Excel-Tabelle zugreifen. Bislang habe ich die Zahl immer manuell von Excel nach Word übernommen. Künftig soll Word sich die Zahl automatisch holen und den Wert auch aktualisieren, sobald er sich in Excel ändert. Ist so etwas überhaupt möglich?
Antwort:
Wenn Sie den Inhalt einer Zelle in Excel über BEARBEITEN-KOPIEREN in die Windows-Zwischenablage kopieren und in Word mit BEARBEITEN-EINFÜGEN in Ihr Dokument übernehmen, wird nur der reine Zahlenwert eingefügt. Eine Verbindung zwischen der Excel-Tabelle und Ihrem Word-Dokument wird nicht aufgebaut.
Fügen Sie den Inhalt daher als Verknüpfung ein. Word aktualisiert daraufhin den Wert bei einer Änderung in Excel automatisch. Und so geht’s:
- Markieren Sie in Excel die Zelle, die Sie in Ihr Word-Dokument übernehmen möchten, und rufen Sie dort das Menü BEARBEITEN-KOPIEREN auf. Eine Kopie des Zelleninhaltes wird jetzt in die Windows-Zwischenablage kopiert
- Wechseln Sie nun in Ihr Word-Dokument und positionieren Sie den Cursor an der Stelle in Ihrem Text, an der Sie den Zelleninhalt einfügen möchten.
- Rufen Sie das Word-Menü BEARBEITEN-INHALTE EINFÜGEN auf. In dem jetzt angezeigten Dialogfenster klicken Sie zuerst auf das Optionsfeld VERKNÜPFEN bzw. VERKNÜPFUNG EINFÜGEN.
- Markieren Sie nun in dem Listenfeld den Eintrag FORMATIERTER TEXT (RTF), wenn Sie nicht nur den reinen Zelleninhalt, sondern auch die Formatierung des Zelleninhaltes übernehmen möchten. Soll hingegen nur der Text in Word eingefügt werden, markieren Sie den Eintrag UNFORMATIERTER TEXT. Beachten Sie, dass Sie in beiden Fällen den eingefügten Zelleninhalt in Word nachträglich formatieren können und dieser das Format auch bei einer Aktualisierung beibehält.
- Wenn Sie jetzt das Dialogfenster mit einem Klick auf OK verlassen, wird an der aktuellen Cursorposition der Zelleninhalt in Form einer Feldfunktion eingefügt. Dass es sich um eine Feldfunktion handelt, können Sie durch Drücken der Tastenkombination Alt+F9 prüfen. Sobald Sie die Tastenkombination drücken, erscheint anstelle des Zelleninhaltes eine Formel in geschweiften Klammern. Nach nochmaligem Drücken wird wieder der Zelleninhalt angezeigt.
- Wird in der Excel-Tabelle die verknüpfte Zelle geändert, aktualisiert Word automatisch die Verknüpfung. Ihr Word-Dokument ist immer aktuell.
Beachten Sie, dass Word bei der Verknüpfung auch den vollständigen Pfad einschließlich Dateinamen in der Feldfunktion speichert. Verschieben Sie die Excel-Datei in einen anderen Ordner, müssen Sie auch den Pfad in Word anpassen. Wechseln Sie hierzu mit Alt+F9 in die Feldfunktion-Anzeige und korrigieren Sie den Pfad direkt in der Feldfunktion. Wichtig: Der Backslash »\« muss in den Pfadangaben immer doppelt eingegeben werden!
Überarbeiten Sie Ihre Excel-Datei, kann ebenfalls eine manuelle Korrektur der Verknüpfung in Word notwendig werden. Denn Word merkt sich auch den Namen des Arbeitsblattes und die verknüpfte Zelle. Befindet sich dort nicht mehr der gewünschte Inhalt, müssen Sie die Zelle nachträglich korrigieren.