Eintrittskarten, Lotterielose oder Adressaufkleber sollen häufig mit einer fortlaufenden Nummer versehen werden. Als Basis für solche Drucksachen kommt der Etikettendruck von Word zum Einsatz, der allerdings keine Möglichkeit zur automatischen Nummerierung bietet.
Mit den folgenden Schritten kommen Sie dennoch zum Ziel:
- Wählen Sie Menü EXTRAS-BRIEFE UND SENDUNGEN-UMSCHLÄGE UND ETIKETTEN bzw. EXTRAS-UMSCHLÄGE UND ETIKETTEN, wechseln Sie auf die Registerkarte ETIKETTEN und stellen Sie über die Schaltfläche OPTIONEN das gewünschte Format für die Etiketten ein. In Word 2007 finden Sie die Etiketten-Funktion auf der Registerkarte SENDUNGEN in der Gruppe ERSTELLEN und hier über die Schaltfläche UMSCHLÄGE.
- Legen Sie nun den Text fest, der gedruckt werden soll und klicken Sie auf die Schaltfläche NEUES DOKUMENT, um eine einseitige Vorlage für die Etiketten zu erstellen.
- Setzen Sie den Cursor im ersten Etikett an die Stelle, an der eine fortlaufende Nummerierung ausgegeben werden soll.
- Wählen Sie EINFÜGEN-FELD, stellen Sie die Kategorie NUMMERIERUNG ein und markieren Sie dann in der Liste den Eintrag SEQ. Klicken Sie in Word 2007/2003/2002 auf FELDFUNKTIONEN. In Word 2007 erreichen Sie die Feldfunktionen über das Register EINFÜGEN in der Gruppe TEXT und hier über die Schaltfläche SCHNELLBAUSTEINE.
- Setzen Sie den Cursor im Textfeld hinter die Zeichen SEQ und geben Sie eine Bezeichnung wie „Platznummer” oder „Losnummer” ein. Zwischen SEQ und der Bezeichnung muss ein Leerzeichen vorhanden sein! Klicken Sie dann auf OK, um das Feld im ersten Etikett einzufügen.
- Drücken Sie Alt+F9, um die Anzeige der Feldfunktionen einzuschalten. Markieren Sie die Zeile mit der gesamten Feldfunktion, kopieren Sie sie mit Strg+C und platzieren Sie sie dann per Strg+V auf die anderen Etiketten der Seite an der entsprechenden Position. Drücken Sie erneut Alt+F9, um die Anzeige der Feldfunktionen wieder auszuschalten.
- Fügen Sie mit Strg+Return am Seitenende einen manuellen Seitenumbruch ein, markieren Sie die komplette Seite inklusive Seitenumbruch und kopieren Sie sie mit Strg+C.
- Setzen Sie den Cursor an den Anfang der 2. Seite und drücken Sie nun so oft Strg+V, bis die gewünschte Anzahl von Etiketten eingefügt ist.
- Löschen Sie den letzten Seitenumbruch wieder, drücken Sie Strg+A, um alle Seiten zu markieren und drücken Sie F9 zur Aktualisierung aller Felder