Manchmal ist es zum Haareraufen. Der Serienbrief steht und auch die Empfängeradresse wurde erfolgreich mit den Seriendruckfeldern angelegt. Nur leider klappt es nicht mit der korrekten Anrede.
Es gelingt Ihnen einfach nicht, entsprechend der Anrede „Herr”, „Frau” und „Firma” in Ihren Adressdatensätzen die passende Anrede in Ihren Briefen zu erhalten?
So setzen Sie Bedingungsfelder ein:
Für die korrekten Anreden in Ihrem Serienbrief benötigen Sie Bedingungsfelder. Damit können Sie dann je nach Adressat steuern, was im Serienbrief steht.
Die Bedingungsfelder gehen davon aus, dass in Ihrer Adressdatenquelle ein Datenfeld „Anrede” enthalten ist, das entweder den Text „Firma”, „Frau” oder „Herr” enthält. Außerdem wird auf ein Datenfeld „Name” zurückgegriffen, in dem der Nachname des Briefempfängers steht.
Geben Sie jetzt anstelle der Anrede, die mit „Sehr geehrte” beginnt, folgenden Ausdruck mit den Bedingungsfeldern ein. Beachten Sie dabei, dass Sie jeweils ein Paar geschweifter Klammern mit der Tastenkombination Strg+F9 erzeugen müssen:
Word 97:
Sehr geehrte{ IF { SERIENDRUCKFELD Anrede } = “Herr” “r” “” } { IF { SERIENDRUCKFELD Anrede } = “Firma” “Damen und Herren” ” { SERIENDRUCKFELD Anrede} { SERIENDRUCKFELD Name }” },
Word 2000/2002/2003:
Sehr geehrte{ IF { MERGEFIELD Anrede } = “Herr” “r” “” } { IF { MERGEFIELD Anrede } = “Firma” “Damen und Herren” ” { MERGEFIELD Anrede} { MERGEFIELD Name }” },
Drücken Sie nach dem Einfügen der Anrede die Tastenkombination Alt+F9. Daraufhin zeigt Word das Ergebnis der Bedingungsfelder an.
Lauten Ihre Datenfelder anders, müssen Sie die Bedingungsfelder anpassen. Heißt Ihr Datenfeld zum Beispiel nicht „Name”, sondern „Nachname”, dann gehen Sie so vor:
- Blenden Sie die Bedingungsfelder gegebenenfalls mit Alt+F9 ein.
- Suchen Sie in der Anrede nach dem Text „{SERIENDRUCKFELD Name}” (Word 97) bzw. „{MERGEFIELD Name}” (Word 2000/2002/2003). Ersetzen Sie dann das vorgegebene Datenfeld „Name” durch die bei Ihnen korrekte Bezeichnung, beispielsweise „Nachname”.
- Nach den Änderungen drücken Sie die Tastenkombination Alt+F9. Jetzt wechselt die Anzeige der Bedingungsfelder und Word zeigt wieder das Ergebnis an.
Wenn Sie nun über die Symbole ERSTER DATENSATZ, VORHERIGER DATENSATZ, NÄCHSTER DATENSATZ und LETZTER DATENSATZ auf der SERIENDRUCK-Symbolleiste in Ihren Adressen blättern, wird die korrekte Anrede angezeigt. Lautet die Anrede „Firma”, erscheint „Sehr geehrte Damen und Herren,”. Lautet die Anrede „Frau”, erscheint als Anrede „Sehr geehrte Frau <Name>,”. Und bei der Anrede „Herr” erhalten Sie als Ergebnis „Sehr geehrter Herr <Name>,”.