Wie Sie einen Korrekturrand erhalten, ohne dass sich die Seitenränder verschieben

Leseranfrage an die Redaktion von „Word Tipps & Tricks von A bis Z“: Zur Korrektur längerer Dokumente drucke ich mir diese nach wie vor aus. Denn so kann ich auch mal unterwegs im Zug oder im Flugzeug etwas bearbeiten. Dabei gibt es aber ein Problem: Die meisten Dokumente haben einen sehr schmalen Rand, sodass ich für meine Kommentare kaum Platz habe. Wenn ich nun vor dem Drucken den rechten Rand vergrößere, ändert sich der komplette Seitenumbruch und die zuvor sorgfältig formatierten Dokumente werden völlig verunstaltet. Kennen Sie einen Trick, der einen breiteren Rand erlaubt, ohne dass sich im Seitenaufbau irgendetwas ändert?

Antwort: Abhilfe schafft ein Trick in Verbindung mit der Word-eigenen Überarbeiten-Funktion (Menü EXTRAS, Befehl ÄNDERUNGEN NACHVERFOLGEN), ohne dass Sie diese letztlich für Korrekturen und zur Änderungsverfolgung nutzen. Und so geht’s:

1. Öffnen Sie Ihr Dokument, dessen rechten Rand Sie zum Hinzufügen von Kommentaren auf dem späteren Ausdruck vergrößern möchten. Wechseln Sie über das Menü ANSICHT, Befehl SEITENLAYOUT in die Seitenlayout-Ansicht.
2. Rufen Sie nun das Menü EXTRAS, Befehl ÄNDERUNGEN NACHVERFOLGEN auf.
3. Nach dem Aufruf des Befehls hat sich scheinbar an Ihrem Dokument nichts verändert. Lediglich in der Word-Statusleiste ist das Kürzel „ÄND” jetzt nicht mehr grau sondern schwarz. Außerdem zeigt Word automatisch die ÜBERARBEITEN-Symbolleiste an.
4. Springen Sie nun an den Anfang Ihres Dokumentes. Löschen Sie dort ein beliebiges Leerzeichen zwischen zwei Wörtern. Sobald Sie das Leerzeichen löschen, fügt Word eine Korrekturkennung ein: eine gestrichelte Linie, die von der Position des gelöschten Leerzeichens bis an den rechten Rand führt. Am rechten Rand wird in einer Legende der Text „Gelöscht:“ gefolgt von einem Leerzeichen angezeigt.
5. Damit Word genügend Platz für die Legende am rechten Rand hat, wird der rechte Rand automatisch vergrößert – ohne dass das Seitenlayout dabei zerstört wird.
6. Fügen Sie das gelöschte Leerzeichen durch Drücken der Leertaste nun wieder ein. Ihr Dokument ist nun wieder unverändert, lediglich die Korrekturkennung am rechten Rand bleibt bestehen und ein kleiner vertikaler Strich auf der linken Seite weist auf die Einfügung hin.
7. Wenn Sie das Dokument jetzt drucken, verkleinert Word beim Drucken den Text automatisch etwas, sodass der rechte Rand wunschgemäß breiter ist. Da das Dokument maßstäblich verkleinert wurde, ist sowohl die Breite als auch die Höhe des Dokumentes kleiner: Der untere Rand wird dadurch etwas größer.
8. Schalten Sie nun die Überarbeiten-Funktion wieder aus, indem Sie das Menü EXTRAS, Befehl ÄNDERUNGEN NACHVERFOLGEN erneut aufrufen. Das Kürzel „ÄND“ wird jetzt wieder grau angezeigt.
9. Da Ihr Ausdruck nun über den gewünschten erweiterten Rand verfügt, können Sie über den zweimaligen Aufruf des Menüs BEARBEITEN, Befehl RÜCKGÄNGIG das Einfügen und das Löschen des Leerzeichens rückgängig machen.

Sie halten nun den gewünschten Ausdruck in den Händen, in der Word-Datei ist wieder alles beim Alten.

So gelangen Sie schnell an Ihren ursprünglichen Text

Jetzt müssen Sie nur noch das eingefügte Leerzeichen – die Korrekturkennung hierzu befindet sich am linken Rand direkt vor dem entsprechenden Satz in Form eines vertikalen Striches – übernehmen. Markieren Sie hierzu das eingefügte Leerzeichen (dieses ist mit einer farbigen Linie unterstrichen). Klicken Sie dann die Markierung mit der rechten Maustaste an und wählen Sie im Kontextmenü den Befehl EINFÜGEN ANNEHMEN. Daraufhin verschwindet die Einfügung und Ihr Text befindet sich wieder im Originalzustand.