Wie Sie einem Word-Dokument den passenden Outlook-Kontakt zuweisen

Sie vermissen eine zentrale Ablage für alle zu einem Vorhaben oder einem Mitglied gehörenden Dokumente? Dann nutzen Sie doch einfach die Organisationshilfe von Outlook.

Fassen Sie verschiedene Dokumente schnell zusammen und öffnen Sie sie dann ganz einfach per Doppelklick. Nehmen wir an, Sie möchten alle Dokumente, die Sie für ein bestimmtes Vereinsmitglied „Schulte“ erstellen, mit den entsprechenden Kontaktinfos in Outlook verknüpfen:

1. Öffnen Sie Outlook und dort den Ordner KONTAKTE.
2. Lokalisieren Sie den Kontakt des gewünschten Mitglieds, klicken Sie mit der rechten Maustaste darauf und wählen Sie aus dem Kontextmenü VERKNÜPFUNG-DATEI.
3. Outlook zeigt daraufhin ein Dialogfenster an, über das Sie das gewünschte Dokument suchen, markieren und mit einem Klick auf die Schaltfläche EINFÜGEN dem jeweiligen Kontakt als Journaleintrag zuordnen.
4. Im dann folgenden Dialogfenster für neue Journaleinträge geben Sie einen entsprechenden Betreff wie zum Beispiel „Aufnahmeantrag Schulte vom 01.02.2009“ ein und klicken auf SPEICHERN UND SCHLIESSEN. Beachten Sie: Wenn ein Dokument mehr als einem Kontakt zuzuordnen ist, klicken Sie im Journal-Dialog auf die Schaltfläche KONTAKTE. Outlook zeigt dann einen Auswahl-Dialog für Kontakte an, in dem Sie weitere Kontakte markieren und mit Ok übernehmen können.
5. Nehmen Sie wie in Schritt 2 bis 4 gezeigt, weitere, zum Kontakt gehörende Dokumente auf.

So rufen Sie ein verknüpftes Dokument auf

Um bei Bedarf auf die verknüpften Dokumente zuzugreifen, gehen Sie wie folgt vor:

1. Öffnen Sie den gewünschten Kontakt per Doppelklick und wechseln Sie auf die Registerkarte AKTIVITÄTEN. Hier finden Sie nun alle Einträge der Dokumente, die Sie dem Vereinsmitglied zugeordnet haben. Beachten Sie: Da die Liste normalerweise zudem alle E-Mail-Nachrichten von der oder an die Person sowie verschiedene andere Outlook-Elemente enthält, reduzieren Sie die Übersicht auf die verknüpften Dokumente. Dazu wählen Sie in der Dropdown-Liste ANZEIGEN den Eintrag JOURNAL. Jetzt umfasst die Liste genau die Informationen, die Sie gerade benötigen.
2. Mit einem Doppelklick öffnen Sie den Journaleintrag und dann mit einem zweiten auf das Symbol direkt das Dokument.
3. Alternativ dazu können Sie auch mit der rechten Maustaste auf einen Journaleintrag klicken, ELEMENT ÖFFNEN, AUF DAS VERWIESEN WIRD wählen und so das betreffende Dokument direkt erreichen.
4. Abhängig von den Sicherheitseinstellungen Ihres Systems zeigt Outlook jetzt womöglich ein Dialogfenster an, in dem Sie das Öffnen der Datei bestätigen müssen. Aktivieren Sie die Option ÖFFNEN und klicken Sie auf OK, um das Dokument auf den Bildschirm zu holen.

Beachten Sie: Die Dokumentzuordnung zu Kontakten beschränkt sich natürlich nicht nur auf Word-Dateien. Ebenso gut können Sie Excel-Arbeitsmappen oder beliebige andere Dateitypen mit einem Outlook-Kontakt verknüpfen. So sind all Ihre Daten personengebunden organisiert, was die Suche nach Informationen spürbar vereinfacht.

So gehen Sie mit Unterordnern um

Sollten auf der Registerkarte AKTIVITÄTEN Ihrer Kontakte keine Einträge angezeigt werden, haben Sie wahrscheinlich die betreffenden Kontakte nicht direkt im Ordner KONTAKTE, sondern in einem Unterordner von KONTAKTE abgelegt. Unterordner werden für die Anzeige von Aktivitäten nicht standardmäßig durchsucht, sie müssen explizit aufgenommen werden:

1. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf den betreffenden Unterordner und wählen Sie das Kontextmenü EIGENSCHAFTEN. Wechseln Sie auf die Registerkarte AKTIVITÄTEN. Hier werden nun alle Ordner angezeigt, die Outlook durchsucht.
2. Klicken Sie auf die Schaltfläche Neu. Im nachfolgenden Dialogfenster geben Sie eine Bezeichnung ein, aktivieren das Kontrollkästchen vor dem betreffenden Unterordner und klicken jeweils auf OK.