Word weist Ihrem Text bei der Eingabe automatisch eine Formatvorlage zu – auch dann, wenn Sie gar nicht bewusst mit Formatvorlagen arbeiten.
Der Vorteil von Formatvorlagen ist, dass bei einer Änderung der Formatierung – beispielsweise bei einer Änderung der Schriftgröße – die Format-Änderung nur ein einziges Mal in der Formatvorlage durchzuführen ist. Daraufhin übernimmt aller Text, dem diese Formatvorlage zugewiesen ist, automatisch alle Format-Änderungen.
Problem:
Ist in Word das automatische Aktualisieren der Formatvorlage aktiv, kann dies fatale Folgen haben: Wenn Sie beispielsweise in einem Absatz, dem die Formatvorlage »Standard« zugewiesen ist, ein Wort in Fettschrift formatieren, übernimmt Word diese Formatierung gleich in die Standard-Formatvorlage. Mit der Folge, dass der komplette Text im ganzen Dokument plötzlich in Fettschrift erscheint – und nicht wie eigentlich erwartet nur das einzelne markierte Wort!
Lösung:
Damit Sie einzelne Wörter mit einem anderen Format formatieren können, schalten Sie das automatische Aktualisieren der Formatvorlage aus:
-
Positionieren Sie den Cursor in einer der Zeilen, bei denen sich beim Formatieren eines einzelnen Wortes auch andere Textbereiche verändern.
-
Merken Sie sich die in der Format-Symbolleiste angezeigte Formatvorlage (= Name im linken Dropdown-Listenfeld der Format-Symbolleiste).
-
Word 2003/2002: Rufen Sie nun das Menü FORMAT-FORMATVORLAGEN UND FORMATIERUNG auf. Jetzt erscheint auf der linken Seite der Formatvorlagen-Aufgabenbereich. Klicken Sie mit der rechten Maustaste die Formatvorlage an, die Sie sich in Schritt 2 gemerkt haben. Wählen Sie im Kontextmenü die Option ÄNDERN. Word 2000/97: Rufen Sie nun das Menü FORMAT-FORMATVORLAGEN auf. Klicken Sie in der Liste FORMATVORLAGEN die Formatvorlage an, die Sie sich in Schritt 2 gemerkt haben. Klicken Sie anschließend auf die Schaltfläche BEARBEITEN.
-
Es erscheint ein weiteres Dialogfenster, in dem Sie das Kontrollkästchen AUTOMATISCH AKTUALISIEREN ausschalten.
-
Verlassen Sie das Dialogfenster mit OK. In Word 2003/2002 können Sie nun den Aufgabenbereich FORMATVORLAGEN über das Menü ANSICHT-AUFGABENBEREICH ausblenden. In Word 2000/97 schließen Sie das Dialogfenster FORMATVORLAGE mit einem Klick auf die Schaltfläche SCHLIESSEN.
Ab sofort ist der Effekt ausgeschaltet. Änderungen an der Formatierung werden jetzt nicht mehr automatisch in die Formatvorlage und somit auf den kompletten Text übernommen.
Beachten Sie, dass Sie die Schritte unter Umständen noch in Absätzen mit anderen Formatvorlagen wiederholen müssen.
Tipp:
Nutzen Sie die Funktion AUTOMATISCH AKTUALISIEREN immer dann, wenn Sie eine Dokumentvorlage für einen neuen Dokumenttyp erstellen und darin die Formatvorlagen definieren. Dann ersparen Sie sich mit der Funktion AUTOMATISCH AKTUALISIEREN das ständige manuelle Anpassen der Formatvorlagen und somit viel Zeit!
Eine Änderung direkt im Text genügt, und schon wird die Formatierung übernommen. So können Sie mit minimalem Aufwand verschiedene Formatierungen testen und die Gestaltung Ihrer Dokumentvorlage perfekt prüfen. Sobald alle Formatvorlagen über die richtigen Formatierungen verfügen, schalten Sie die Funktion AUTOMATISCH AKTUALISIEREN wieder in allen Formatvorlagen aus.