Wie das Datum in Ihrem Serienbrief endlich im richtigen Format erscheint

Problem: In einem Serienbrief (der als Datenquelle eine Excel-Arbeitsmappe nutzt) soll aus einer Spalte mit Datumsangaben einer Excel-Tabelle ein Datum in den Serienbrief übernommen werden. Dabei erscheint das Datum in Word immer im Format »MM/TT/JJJJ«, obwohl Sie das Datum in Excel im Format »TT.MM.JJJJ« formatiert haben.

Ursache: Das Problem tritt in Word 2003/2002 immer dann auf, wenn Word beim Zugriff auf Excel-Tabellen den Import-Filter für die Datenquelle selbst bestimmt. Dann kommt ein Filter zum Einsatz, der die Formatierung des Datums nicht korrekt übernimmt und stattdessen das Datum im Standard-Datumsformat übergibt.

Lösung: Stellen Sie Word so ein, dass Sie den Import-Filter selbst festlegen können. Wählen Sie dann als Import-Filter je nach Word-Version und installierter Filter die Option »Microsoft Excel-Arbeitsblätter über Konverter« oder »MS Excel-Arbeitsblätter über DDE« Und so geht’s:

1. Rufen Sie das Menü EXTRAS-OPTIONEN, Registerkarte »Allgemein« auf.
2. Schalten Sie das Kontrollkästchen KONVERTIERUNG BEIM ÖFFNEN BESTÄTIGEN ein. Verlassen Sie das Dialogfenster mit OK. Diesen Schritt müssen Sie nur einmal ausführen, Word merkt sich diese Einstellung dauerhaft.
3. Erstellen Sie jetzt Ihren Serienbrief, indem Sie das Menü EXTRAS-BRIEFE UND SENDUNGEN-SERIENBRIEFERSTELLUNG (Word 2003) bzw. EXTRAS-BRIEFE UND SENDUNGEN-SERIENDRUCK-ASSISTENT (Word 2002) aufrufen.
4. Wählen Sie im ersten Schritt des Assistenten den gewünschten Dokumenttyp. Zum Beispiel: BRIEFE.
5. Im zweiten Schritt des Assistenten legen Sie über das Optionsfeld AKTUELLES DOKUMENT VERWENDEN fest, dass das aktuelle Dokument zum Serienbrief wird.
6. Wählen Sie im dritten Schritt die Option VORHANDENE LISTE VERWENDEN und klicken Sie auf DURCHSUCHEN. Wechseln Sie dann in den Ordner, in dem sich Ihre Excel-Datei befindet. Markieren Sie die Excel-Datei und klicken Sie auf ÖFFNEN.
7. Da Sie in den zwei ersten Schritten festgelegt haben, dass Sie beim Öffnen von »fremden« Dateien das Dateiformat selbst bestimmen möchten, erscheint jetzt ein Dialogfenster, in dem Sie die Art der Datenquelle festlegen können. Wählen Sie hier je nach Word-Version und nach installierten Import-Filtern die Option »Microsoft Excel-Arbeitsblätter über Konverter (*.xls;*.xlw)« oder »MS Excel-Arbeitsblätter über DDE (*.xls)«. Bestätigen Sie Ihre Auswahl mit Ok.
8. Jetzt erscheint ein weiteres Dialogfenster: Haben Sie als Import-Filter »Microsoft Excel-Arbeitsblätter über Konverter (*.xls;*.xlw)« gewählt, lautet der Titel des angezeigten Dialogfensters ARBEITSBLATT ÖFFNEN. Beim Import-Filter »MS Excel-Arbeitsblätter über DDE (*.xls)« erscheint hingegen das Dialogfenster MICROSOFT EXCEL. Gleichgültig, welches Fenster bei Ihnen erscheint, Sie können hier das gewünschte Arbeitsblatt auswählen, in dem sich Ihre Adressdaten befinden. Bestätigen Sie dann das Dialogfenster mit OK.
9. Weiter geht es mit dem Seriendruckempfänger-Dialogfenster, in dem Sie Ihre Adressauswahl durchführen. Hier können Sie Adressfilter setzen und/oder einzelne Adressen durch Ausschalten des jeweiligen Kontrollkästchens aus der Adressliste herausnehmen.
10. Wenn Sie das Seriendruckempfänger-Dialogfenster mit OK bestätigt haben, können Sie im vierten Schritt des Seriendruck-Assistenten die Seriendruckfelder in Ihr Dokument einfügen. Datumsfelder werden nun aufgrund des von Ihnen selbst gewählten Import-Filters korrekt übernommen und erscheinen exakt in dem Format, das Sie in Excel definiert haben.

Ab sofort klappt der Seriendruck mit dem richtigen Datumsformat.