Problem: Für die nächste Mitgliederversammlung Ihres Vereins möchten Sie die Umschläge der Einladungsschreiben gerne mit Ihren Absenderetiketten versehen. Die Absenderetiketten sollen dabei mit dem Vereinslogo geschmückt werden. Word stellt leider von sich aus keine Funktion bereit, mit der sich Grafiken oder Bilder auf Etiketten drucken lassen.
Lösung: Mit einem Trick lassen sich trotzdem die gewünschten Absenderetiketten erstellen. Word erlaubt nämlich auch in Etiketten den Einsatz von Feldfunktionen. Über IncludePicture (Word 2003/2002/2000) bzw. EinfügenGrafik (Word 97) lassen sich Bilder oder Grafiken wie folgt in Etiketten einbinden:
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Bringen Sie zuerst das Vereinslogo in einem Bildverarbeitungsprogramm auf die gewünschte Größe. Achtung: Über die Feldfunktion ist keine Skalierung möglich.
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Wählen Sie das Menü Extras-Briefe und Sendungen-Umschläge und Etiketten (Word 2003/2002) bzw. Extras-Umschläge und Etiketten (Word 2000/97), wechseln Sie auf die Registerkarte Etiketten und stellen Sie über die Schaltfläche Optionen das gewünschte Format für die Etiketten ein. Bestätigen Sie mit Ok.
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Geben Sie die Absenderadresse im Feld Adresse ein.
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Setzen Sie dann den Cursor an den Anfang der Adresse und geben eine Leerzeile ein. Setzen Sie den Cursor in den leeren Absatz. Hier wird nun das Vereinslogo eingebunden.
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Drücken Sie die Tastenkombination Strg+F9, um eine Feldfunktion einzufügen, und geben Sie folgende Anweisung ein. Beachten Sie, dass Sie die Pfadangabe durch Ihren Pfad zu Ihrem Vereinslogo ersetzen und dass Sie doppelte Backslashes im Pfad verwenden.
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Word 2003/2002/2000: IncludePicture “C:\\Meine Bilder\\Vereinslogo.tif”
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Word 97: EinfügenGrafik “C:\\Meine Bilder\\Vereinslogo.tif”
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Drücken Sie F9, um die Feldfunktion zu aktualisieren und die Grafik im Feld Adresse zur Kontrolle anzuzeigen.
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Klicken Sie auf die Schaltfläche Neues Dokument, um eine einseitige Vorlage für die Etiketten zu erstellen. Hier haben Sie jetzt die Möglichkeit, individuelle Anpassungen für den späteren Ausdruck vorzunehmen.
Mit dieser Methode können Sie eine Grafik schnell und leicht auf allen Adressetiketten eines Etikettbogens über oder auch unter der Adresse eintragen.
So formatieren Sie die Absenderangaben
Sie haben die Möglichkeit, Text für Etiketten direkt im Feld Adresse zu formatieren. Um beispielsweise den Vereinsnamen etwas größer und fett zu setzen, markieren Sie ihn und drücken die Tastenkombination Strg+D. Im folgenden Zeichen-Dialogfenster nehmen Sie dann die gewohnten Einstellungen bezüglich Schriftgröße und Auszeichnung vor.
So steht das Vereinslogo links von der Adresse
Wenn Sie das Vereinslogo lieber links von der Absenderadresse auf Ihren Etiketten ausdrucken möchten, ist das auch möglich. Es erfordert allerdings ein wenig Handarbeit und Geduld:
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Führen Sie die Schritte 1. bis 3. der vorangegangenen Schritt-für-Schritt-Anleitung durch.
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Fügen Sie zwei Leerzeilen vor der Adresse ein. Markieren Sie die Adresse inklusive Leerzeilen, klicken Sie mit der rechten Maustaste darauf und wählen Absatz aus dem Kontextmenü.
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Geben Sie als linken Einzug etwa „2 cm“ an, um dort zum Beispiel ein 1,5 Zentimeter breites Logo zu platzieren. Bestätigen Sie mit Ok.
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Klicken Sie auf die Schaltfläche Neues Dokument.
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Setzen Sie den Cursor in das erste Etikett, wählen das Menü Einfügen-Textfeld und ziehen vor dem Absender ein Rechteck in der gewünschten Logogröße auf.
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Formatieren Sie das Textfeld wie gewünscht, indem Sie es mit der rechten Maustaste anklicken und Textfeld formatieren aus dem Kontextmenü wählen. Im folgenden Dialogfenster nehmen Sie dann die passenden Einstellungen vor, zum Beispiel Keine Linie, und die Abstände zum inneren Seitenrand setzen Sie auf „0 cm“.
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Setzen Sie den Cursor in das Textfeld und rufen Sie Einfügen-Grafik-Aus Datei auf. Wählen Sie nun Ihr Vereinslogo aus und fügen es ein. Positionieren Sie es abschließend an der gewünschten Stelle.
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Kopieren Sie das Textfeld jetzt und fügen Sie es in alle Adressetiketten des Bogens ein.
Ihr Etikettenbogen ist nun für den Ausdruck bereit.