So vermeiden Sie störende Abstände vor Überschriften

Problem: Wenn Sie die Word-eigenen Formatvorlagen für Überschriften nutzen, dann kann es zu unschönen Abständen am Seitenanfang kommen.

Das gleiche passiert auch bei mehrspaltigem Text, hier sind einige Spalten, die mit der Überschrift-Formatvorlage beginnen, Richtung Seitenmitte vorgerückt, andere nicht.

Überschriften enthalten Vor- und Nach-Abstand

Ursache: In Word können Sie einem Absatz »Abstände« zuweisen. Das hat den Vorteil, dass Sie keine manuellen »Leerzeilen« (= leere Absätze) nach einem Absatz einfügen müssen, um den Text professionell zu formatieren. Denn Word fügt nach dem Drücken der Return-Taste automatisch den Abstand ein. Word ermöglicht dabei nicht nur einen Abstand nach dem Absatz, sondern auch einen Abstand vor dem Absatz.

Den Word-eigenen Überschriften ist sowohl ein Vor- als auch ein Nach-Absatz-Abstand zugewiesen. So verfügen die Überschriften 1 bis 3 beispielsweise über einen Vor-Abstand von 12 Punkten und einen Nach-Abstand von 3 Punkten. Und genau der Vor-Abstand sorgt am Seiten- bzw. Spaltenanfang dafür, dass der Text nicht bündig mit dem oberen Rand beginnt, sondern entsprechend um 12 Punkte Richtung Seitenmitte vorgerückt ist.

Vor-Abstand entfernen

Lösung 1: Beginnt Ihr Dokument nicht direkt mit einem Absatz in dem ein Vor-Abstand eingestellt ist? Dann können Sie das Problem wie folgt lösen:

1. Rufen Sie das Menü EXTRAS auf und klicken Sie auf den Befehl OPTIONEN. Wechseln Sie nun auf die Registerkarte »Kompatibilität«.
2. Schalten Sie in der Liste OPTIONEN das Kontrollkästchen vor dem Eintrag “ABSTAND VOR” NACH SEITEN- ODER SPALTENWECHSEL UNTERDRÜCKEN ein. Verlassen Sie das Dialogfenster mit einem Klick auf OK.
3. Fügen Sie nun vor allen Überschriften die direkt nach einem Seiten- und Spaltenwechsel folgen einen manuellen Seiten- bzw. Spaltenwechsel ein. Rufen Sie hierzu das Menü EINFÜGEN, Befehl MANUELLER UMBRUCH (Word 2003/2002) bzw. MANUELLER WECHSEL (Word 2000/97) auf.

Durch das Einschalten des Kompatibilitäts-Kontrollkästchen werden jetzt alle Abstände vor den Überschriften entfernt, die direkt nach einem Seiten- bzw. Spaltenwechsel stehen. Ihre Überschrift beginnt bündig am oberen Rand. Beachten Sie, dass die Kompatibilitäts-Einstellung nur für das aktuelle Dokument gilt. Die Einstellung müssen Sie bei Bedarf für jedes Dokument erneut einstellen.

Überschrift-Formatvorlage anpassen

Lösung 2: Beginnt Ihr Dokument auf der ersten Seite bzw. in der ersten Spalte sofort mit einer Überschrift? Dann funktioniert der obige Trick nicht, da hier kein manueller Wechsel vorhanden ist. Die erste Überschrift ist demnach immer eingerückt.

In diesem Fall müssen Sie die Überschrift-Formatvorlagen anpassen: Setzen Sie dort den Vor-Absatz-Abstand auf „0 Punkte“ und den Nach-Absatz-Abstand auf 12 Punkte. Und so geht’s:

1. Word 2003/2002: Rufen Sie das Menü FORMAT auf und klicken Sie auf den Befehl FORMATVORLAGEN UND FORMATIERUNG. Jetzt erscheint auf der rechten Seite der Formatvorlagen-Aufgabenbereich.
2. Word 2000/97: Rufen Sie das Menü FORMAT auf und klicken Sie auf den Befehl FORMATVORLAGE. Jetzt erscheint das Formatvorlagen-Dialogfenster. Damit alle Formatvorlagen angezeigt werden, wählen Sie im Dropdown-Listenfeld AUFLISTEN (Word 2000) bzw. ANZEIGEN (Word 97) die Auswahl ALLE FORMATVORLAGEN.
3. Word 2003/2002: Klicken Sie mit der rechten Maustaste die anzupassende Überschrift-Formatvorlage an. Wählen Sie im Kontextmenü die Option ÄNDERN.
4. Word 2000/97: Klicken Sie in der Liste FORMATVORLAGEN die anzupassende Überschrift-Formatvorlage an. Klicken Sie anschließend auf die Schaltfläche BEARBEITEN.
5. Klicken Sie nun auf die Schaltfläche FORMAT und wählen in dem aufgeklappten Menü ABSATZ. Daraufhin erscheint das Absatz-Dialogfenster, in dem Sie auf die Registerkarte »Einzüge und Abstände« wechseln.
6. Geben Sie bei ABSTAND – VOR den Wert »0« und bei ABSTAND - NACH den Wert »12« ein. Verlassen Sie das Dialogfenster mit OK. Schließen Sie auch das Dialogfenster FORAMTVORLAGE ÄNDERN mit einem Klick auf OK.
7. Falls Sie in Ihrem Dokument mehrere Überschrift-Formatvorlagen im Einsatz haben, wiederholen Sie die Schritte 2 bis 4 für die anderen Formatvorlagen.
8. In Word 2003/2002 können Sie zum Schluss den Aufgabenbereich FORMATVORLAGEN über das Menü ANSICHT-AUFGABENBEREICH ausblenden. In Word 2000/97 schließen Sie das Dialogfenster FORMATVORLAGE mit einem Klick auf die Schaltfläche SCHLIESSEN.

Ab sofort beginnen alle Überschriften bündig mit dem oberen Seitenrand und sind nicht mehr eingerückt. Die fehlenden Absatz-Vor-Abstände müssen Sie nun bei Bedarf mit einer Leerzeile einfügen.