Frage: In meinen AutoTexten sind Fachbegriffe enthalten, die die Rechtschreibprüfung von Word nicht kennt. Entsprechend werden Teile der AutoTexte jedes Mal als »falsch« markiert. Word erkennt das einmalige Überspringen beim Anlegen des AutoTextes nicht an. Entsprechend muss ich bei der Rechtschreibprüfung die speziellen Fachbegriffe immer überspringen. Wie kann ich erreichen, dass Word bei diesen speziellen AutoTexten keine Rechtschreibprüfung anwendet?
Ursache: Wird bei der Rechtschreibprüfung ein Wort von der Rechtschreibprüfung ausgespart, gilt dies nur für den aktuellen Prüflauf des aktuellen Dokumentes. Wenn Sie das Wort in ein anderes Dokument übernehmen – und genau dies passiert letztlich bei AutoTexten, die in »fremden« Dokumenten eingefügt werden – erfolgt dort erneut eine Prüfung der Rechtschreibung.
Lösung: Die Aufnahme des Wortes in das Word-Benutzerwörterbuch sorgt lediglich dafür, dass Word das Wort ab sofort kennt und nicht mehr als falsch geschrieben anmahnt. Diese Methode ist aber dann problematisch, wenn der Text auf unterschiedlichen PCs bearbeitet wird. In diesem Fall müssen Sie das Wort auf jedem PC in das Wörterbuch aufnehmen, was zusätzlichen Aufwand bedeutet.
Damit ein AutoText ab sofort von der Rechtschreibprüfung nicht als »falsch« markiert wird, weisen Sie ihm vor der Aufnahme als AutoText die Eigenschaft » Rechtschreibung und Grammatik nicht korrigieren« bzw. »Keine Überprüfung« zu. Diese Eigenschaft behält der AutoText bei, gleichgültig in welches Dokument Sie den AutoText auch einfügen.
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Geben Sie Ihren AutoText in einem leeren Word-Dokument genau so ein, wie er später eingefügt werden soll.
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Markieren Sie nun den AutoText. Achten Sie darauf, dass keine Leerzeichen vor oder hinter dem AutoText in die Markierung mit eingeschlossen sind; die Markierung muss mit dem ersten Zeichen beginnen und mit dem letzten Zeichen enden.
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Rufen Sie jetzt das Menü EXTRAS-SPRACHE, Befehl SPRACHE FESTLEGEN (Word 2003/2002) bzw. EXTRAS-SPRACHE, Befehl SPRACHE BESTIMMEN (Word 97/2000) auf. Daraufhin öffnet sich das Sprache-Dialogfenster.
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Word 2003, 2002 oder 2000: Schalten Sie nun das Kontrollkästchen RECHTSCHREIBUNG UND GRAMMATIK NICHT PRÜFEN ein.
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Word 97: Blättern Sie in der Liste mit den Sprachen ganz an den Anfang. Hier befindet sich als erster Eintrag die Auswahl (KEINE ÜBERPRÜFUNG), die Sie anklicken.
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Bestätigen Sie das Dialogfenster mit einem Klick auf die Schaltfläche OK.
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Rufen Sie jetzt das Menü EINFÜGEN-AUTOTEXT, Befehl NEU auf. In dem Dialogfenster geben Sie nun den Namen des AutoTextes ein und bestätigen das Dialogfenster mit OK.
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Ab sofort können Sie durch Eingabe des AutoText-Namens und durch anschließendes Drücken der Taste F3 den AutoText in Ihren Dokumenten einfügen.
Beachten Sie, dass die Zuweisung der Eigenschaft »Rechtschreibung und Grammatik nicht korrigieren« bzw. »Keine Überprüfung« wie eine normale Zeichenformatierung wirkt. Wenn Sie beispielsweise bei markiertem Text die Tastenkombination Strg + Leertaste drücken, werden alle Formatierungen wie Fett, Kursiv, Farbe etc. sowie die Aufhebung der Rechtschreibprüfung auf die Standardeinstellungen zurückgesetzt.