Wenn Sie häufig Dokumentvorlagen erstellen, kennen Sie das sicherlich: Sie suchen ach einer Lösung, wie Sie Ihre die Kopf- und/oder Fußzeile vor Veränderungen Dritter schützen können.
Beispiel: Gleichgültig, ob es sich um ein normales Word-Dokument, eine Dokumentvorlage oder ein Dokument, das auf Basis einer Dokumentvorlage erstellt wurde, handelt: Darin lassen sich standardmäßig sämtliche Textpassagen beliebig ändern. Dies ist immer dann störend, wenn Sie beispielsweise in der Kopfzeile Ihr Firmenlogo eingefügt haben und vermeiden möchten, dass das Logo dort entnommen wird. Oder wenn in der Fußzeile Revisionsdaten enthalten sind, die nicht verändert werden dürfen.
Lösung: Schützen Sie Ihr Dokument mithilfe der Word-eigenen Funktion DOKUMENT SCHÜTZEN. Damit nicht das ganze Dokument dadurch »blockiert« ist, müssen Sie zuvor Abschnittswechsel einfügen und den Schutz auf bestimmte Abschnitte eingrenzen. Und so geht’s:
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Öffnen Sie das Worddokument, zum Beispiel Ihren Briefbogen. Wechseln Sie nicht in die Kopfzeile oder die Fußzeile des Dokuments!
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Stellen Sie sicher, dass Sie sich ganz am Anfang Ihres Worddokuments befinden. Drücken Sie hierzu am besten die Tastenkombination Strg + Pos1.
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Rufen Sie nun das Menü EINFÜGEN, Befehl MANUELLER UMBRUCH (Word 2003 und 2002/XP) bzw. MANUELLER WECHSEL (Word 2000 und 97) auf.
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Aktivieren Sie in dem jetzt angezeigten Dialogfenster bei ABSCHNITTSUMBRUCH (Word 2003 und 2002/XP) bzw. ABSCHNITTSWECHSEL (Word 2000 und 97) die Option FORTLAUFEND und bestätigen Sie das Dialogfenster mit OK.
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Rufen Sie nun das Menü EXTRAS auf und wählen Sie den Befehl DOKUMENT SCHÜTZEN.
Die nächsten Schritte unterscheiden sich je nach Word-Version:
Word 2003
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Aktivieren Sie im Aufgabenbereich im zweiten Abschnitt BEARBEITUNGSEINSCHRÄNKUNGEN das Kontrollkästchen NUR DIESE BEARBEITUNGEN IM DOKUMENT ZULASSEN.
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Öffnen Sie nun das darunter liegende Dropdown-Listenfeld und wählen Sie hier den Eintrag AUSFÜLLEN VON FORMULAREN aus.
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Klicken Sie anschließend auf den blauen Link ABSCHNITTE AUSWÄHLEN.
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Nun erscheint ein Dialogfenster, in dem Sie das zweite Kontrollkästchen für ABSCHNITT 2 deaktivieren. Verlassen Sie das Dialogfenster mit einem Klick auf OK.
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Klicken Sie jetzt unter 3. SCHUTZ ANWENDEN auf die Schaltfläche JA, SCHUTZ JETZT ANWENDEN.
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Es erscheint ein weiteres Dialogfenster. Hier geben Sie im oberen Texteingabefeld ein Kennwort ein und wiederholen es im Feld darunter. Klicken Sie nun auf OK.
Word 97/2000/2002
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Es erscheint ein Dialogfenster, in dem Sie zuerst das Kontrollkästchen FORMULARE aktivieren. Klicken Sie dann auf die Schaltfläche ABSCHNITTE.
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Schalten Sie im nächsten Dialogfenster das zweite Kontrollkästchen für ABSCHNITT 2 aus. Verlassen Sie das Dialogfenster mit einem Klick auf OK.
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Zurück im Dialogfenster aus Schritt 5 geben Sie im Texteingabefeld KENNWORT ein Kennwort ein und klicken dann auf OK. Jetzt werden Sie aufgefordert, das Kennwort nochmals einzutragen.
Alle Word-Versionen
Kehren Sie zu Ihrem Dokument zurück. Word hat in Ihrem Dokument über Ihrem Cursor eine Linie mit der Bezeichnung ENDE DES GESCHÜTZTEN ABSCHNITTS eingefügt. Das Menü ANSICHT, Befehl KOPF- UND FUSSZEILE lässt sich jetzt nicht mehr aufrufen. Auch ein Doppelklick auf die Kopf- oder Fußzeile führt nicht mehr in den Bearbeitungsmodus zur Änderung der Kopf- oder Fußzeile.
Hintergrund: Der Abschnittswechsel ganz am Anfang des Dokumentes hat zur Folge, dass die Kopf- und Fußzeile geschützt ist. Denn die Kopf- und Fußzeile ist automatisch dem ersten Abschnitt zugewiesen. Da beim Dokumentschutz der zweite Abschnitt nicht geschützt wurde, kann dieser frei bearbeitet werden.
Wenn Sie selbst die Kopfzeile später ändern möchten, dann rufen Sie das Menü EXTRAS, Befehl DOKUMENTSCHUTZ AUFHEBEN auf. Nach Eingabe des Kennworts können Sie jetzt wieder wie gewohnt in die Kopf- und Fußzeilen-Ansicht wechseln und den Text bearbeiten