Frage: Für eine Monatsübersicht gebe ich bislang immer das Datum von Hand ein. Beispielsweise »1. Dezember 2008«, »2. Dezember 2008« usw. Da das Ganze ziemlich aufwändig ist, bin ich auf der Suche nach einer Lösung, die mir die viele Handarbeit abnimmt. Lässt sich so etwas automatisieren?
Lösung: In Word steht Ihn leider kein Automatismus zur Verfügung, der Datumsangaben, Wochentage oder Monatsnamen automatisch erzeugt. Hier müssen Sie alles von Hand eingeben.
Nutzen Sie zum Erzeugen der Datumsangaben einfach die AutoAusfüllen-Funktion, die in allen aktuellen Tabellenkalkulationsprogrammen zur Verfügung steht. Gleichgültig, ob Sie auf Ihrem PC über das Programm Microsoft Excel 2003, 2002/XP, 2000 und 97, SoftMaker PlanMaker 2006, OpenOffice Calc 1 und 2 oder Microsoft Works 8.5, 8.0, 7.0 6.0 und 5.0 verfügen: Mit jedem dieser Programme können Sie die Datumsangaben erzeugen und anschließend per Zwischenablage als Text in Word einfügen.
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Starten Sie Ihr Tabellenkalkulationsprogramm. Tragen Sie jetzt das erste Datum in der ersten Tabellen-Zelle A1 ein, beispielsweise »1. Dezember 2008«.
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Bestätigen Sie die Eingabe durch Drücken der Eingabe-Taste. Formatieren Sie nun das Datum in dem von Ihnen gewünschten Format; eventuell müssen Sie nach dem Formatieren die Spaltenbreite anpassen, sodass das ganze Datum auch sichtbar ist und nicht nur »###« angezeigt wird.
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Klicken Sie jetzt die Zelle mit dem Datum an. Diese wird mit einer dicken Rahmenlinie umgeben.
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In der unteren rechten Ecke der Rahmenlinie befindet sich ein kleines Quadrat. Klicken Sie das Quadrat mit der linken Maustaste an und ziehen Sie den Mauszeiger bei gedrückter Maustaste nach unten. Daraufhin wird der entsprechende Zellen-Bereich mit dem Rahmen markiert.
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Sobald Sie die Maustaste lösen, werden die Zellen automatisch gefüllt: Das Datum wird in jeder markierten Zelle um eins erhöht.
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Markieren Sie den ausgefüllten Bereich und rufen Sie anschließend das Menü BEARBEITEN, Befehl KOPIEREN auf. Jetzt befindet sich eine Kopie der markierten Datumsangaben in der Windows-Zwischenablage.
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Wechseln Sie nun in Ihr Word-Dokument und platzieren Sie den Cursor an der Stelle, an der Sie die Datumsangaben einfügen möchten.
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Rufen Sie nun das Menü BEARBEITEN, Befehl INHALTE EINFÜGEN auf. Daraufhin erscheint ein Dialogfenster, in dem Sie in der Liste die Auswahl »Unformatierter Text« auswählen.
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Wenn Sie jetzt das Dialogfenster mit einem Klick auf OK bestätigen, werden die Datumsangaben als normaler Text in Word eingefügt. Nun können Sie diese beliebig formatieren und anordnen.
Je nach Tabellenkalkulationsprogramm zeigt der kleine Info-Text neben dem Mauszeiger gleich den neuen Inhalt der zuletzt markierten Zelle an. So wissen Sie ganz genau, wie viele Zellen Sie noch markieren müssen. Der Trick funktioniert nicht nur mit dem Datum. Sie können auf diese Weise auch Monatsnamen oder Wochentage automatisch ausfüllen. Und zwar sowohl nach unten (»Spalten«) als auch nach rechts (»Zeilen«).