Sie haben in Word 2003/2002 einen Word-Serienbrief mit einer Excel-Datenquelle verbunden und bei den Daten eine Sortierung bzw. eine Datensatzselektion durchgeführt: Dann kann es Ihnen passieren, dass, wenn Sie den Serienbrief zu einem späteren Zeitpunkt öffnen, Sie eine Meldung erhalten, dass Word die Datenquelle nicht mehr findet – obwohl die Excel-Datei unverändert zur Verfügung steht. Erst nachdem Sie die Datenquelle erneut verbunden haben, können Sie wieder auf die Daten zugreifen. Wenn Sie die Excel-Datenquelle dagegen ohne Sortierung/Selektion nutzen, tritt das Problem nicht auf.
Dieses Phänomen tritt immer dann auf, wenn Word beim Zugriff auf Excel-Tabellen den Import-Filter für die Datenquelle selbst bestimmt. Dann kommt ein Filter zum Einsatz, bei dem die Sortierung/Selektion nicht gespeichert werden kann, sodass Sie die Datenquelle jedes Mal erneut verbinden müssen.
Stellen Sie Word ab sofort so ein, dass Sie den Import-Filter selbst festlegen können. Wählen Sie dann als Import-Filter Microsoft Excel-Arbeitsblätter über Konverter. Und so geht’s:
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Rufen Sie das Menü Extras-Optionen auf und wechseln Sie auf die Registerkarte Allgemein. Schalten Sie hier das Kontrollkästchen Konvertierung beim Öffnen bestätigen ein. Verlassen Sie das Dialogfenster mit Ok. Diesen Schritt müssen Sie nur einmal ausführen, Word merkt sich diese Einstellung dauerhaft. Beachten Sie: Ohne die Änderung im Menü Extras-Optionen, Registerkarte Allgemein legt Word den Import-Filter beim Laden einer Datei, die nicht im Word-Format vorliegt, generell selbst fest. Das gilt nicht nur für die Datenquelle bei Serienbriefen, sondern auch für gewöhnliche Dokumente, die Sie von einer fremden Textverarbeitung übernehmen möchten oder die aus einer reinen Textdatei bestehen. Nur wenn Sie das Kontrollkästchen Konvertierung beim Öffnen bestätigen einschalten, werden Sie immer nach dem gewünschten Format gefragt und können selbst entscheiden.
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Erstellen Sie jetzt Ihren Serienbrief, indem Sie das Menü Extras-Briefe und Sendungen-Seriendruck-Assistent aufrufen.
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Wählen Sie im ersten Schritt des Assistenten den gewünschten Dokumenttyp, zum Beispiel: Briefe.
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Machen Sie im zweiten Schritt beispielsweise das aktuelle Dokument zum Serienbrief.
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Wählen Sie in Schritt 3 die Option Vorhandene Liste verwenden und klicken Sie auf Durchsuchen. Wechseln Sie dann in den Ordner, in dem sich Ihre Excel-Datei befindet. Markieren Sie die Excel-Datei und klicken Sie auf Öffnen.
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Aufgrund der Änderung im Menü Extras-Optionen, Registerkarte Allgemein erscheint daraufhin ein Dialogfenster, in dem Sie die Art der Datenquelle festlegen können. Wählen Sie hier die Option Microsoft Excel-Arbeitsblätter über Konverter (*.xls;*.xlw) und bestätigen Sie das Dialogfenster mit Ok.
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Im nächsten Dialogfenster lassen Sie die Einstellung Gesamte Arbeitsmappe ausgewählt, das Kontrollkästchen Format für Seriendruck muss ausgeschaltet sein. Bestätigen Sie das Dialogfenster mit Ok.
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Nun erscheint das Seriendruckempfänger-Dialogfenster, in dem Sie Ihre Adress-Auswahl durchführen.
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Wenn Sie das Seriendruckempfänger-Dialogfenster mit Ok bestätigt haben, können Sie im vierten Schritt des Seriendruck-Assistenten die Seriendruckfelder in Ihr Dokument einfügen.
So bleibt die Datenquelle dauerhaft verbunden
Werden die Adressen auf diese Weise mit Ihrem Serienbrief verbunden, erscheint beim späteren Laden des Serienbriefs nur noch die aus Schritt 7 der Schritt-für-Schritt-Anleitung bekannte Meldung, die Sie einfach mit Ok bestätigen. Die Datenquelle selbst bleibt aber dauerhaft mit der in Schritt 8 der Schritt-für-Schritt-Anleitung gewählten Auswahl mit dem Serienbrief verbunden.