Versionen: Word 97, 2000, 2002 und 2003
Wenn Sie mit AutoText-Kategorien arbeiten, dann können Sie mit ihrer Hilfe den Eingabekomfort in Ihren Dokumenten wesentlich erhöhen. Mit wenig Aufwand erstellen Sie mitten im Text ein Feld, das nach dem Anklicken mit der rechten Maustaste automatisch eine bestimmte Liste von AutoTexten zur Auswahl anzeigt. Verwenden Sie dazu eine Feldfunktion mit dem Namen AUTOTEXTLIST (Word 2003/2002/2000) bzw. AUTOTEXTLISTE (Word 97). Die Syntax der Feldfunktion – hier am Beispiel von AUTOTEXTLIST – sieht folgendermaßen aus:
AUTOTEXTLIST “<Eingabeaufforderung>” [\s "<Rubrik>"] [\t "<Tipptext>"]
Die Bedeutung der Parameter:
<Eingabeaufforderung> Diesen Text zeigt Word an der Stelle der Feldfunktion an. In der Regel handelt es sich dabei um eine Aufforderung oder Hilfe für den Anwender zur Nutzung der Auswahlliste.
[\s "<Rubrik>"] Word zeigt standardmäßig die AutoTexte der Rubrik an, die zu der Formatvorlage passen, in der der Absatz der Feldfunktion formatiert ist. In einem Absatz mit der Formatvorlage “Anrede” liefert die Feldfunktion auch die AutoTexte aus dieser Rubrik. Über den Parameter \s können Sie aber unabhängig von der Formatvorlage die AutoTexte einer bestimmten Rubrik anzeigen lassen. Der Parameter ist optional.
[\t "<Tipptext>"] Auf Wunsch legen Sie mit dem dritten optionalen Parameter fest, welcher Text in einem kleinen gelben Kasten angezeigt werden soll, sobald der Anwender den Mauszeiger über die Feldfunktion bewegt.
Zum Einsatz der AutoText-Liste drücken Sie an der gewünschten Textstelle einfach Strg+F9, um eine neue Feldfunktion zu beginnen. Dann geben Sie zwischen den geschweiften Klammern zum Beispiel ein:
AUTOTEXTLIST “Klicken Sie hier mit der rechten Maustaste, um eine Anrede auszuwählen” \s “Anrede”
Nachdem Sie das Feld mit F9 aktualisiert haben, erscheint nur noch die Eingabeaufforderung im Text. Wenn Sie diese mit der rechten Maustaste anklicken, erscheint eine Liste aller AutoTexte aus der Kategorie “Anrede”. Sie können daraufhin einen Eintrag auswählen, der dann anstelle der Feldfunktion angezeigt wird.
Beachten Sie: Die Angabe der Rubrik “Anrede” können Sie natürlich weglassen, wenn Sie die Feldfunktion in einen Absatz eingeben, der bereits mit der Formatvorlage “Anrede” formatiert ist.