Vielleicht kennen Sie das: Postleitzahlen aus den neuen Bundesländern, die mit „0″ beginnen, werden in einem Serienbrief immer nur als „0″ dargestellt. Die Datenquelle des Serienbriefs bildet dabei eine Excel-Datei und darin stehen die korrekten fünfstelligen Postleitzahlen. Was ist hier los?
Postleitzahlen, insbesondere solche, die mit einer Null beginnen, bereiten in Word 2002 und 2003 immer wieder Probleme beim Seriendruck. Schnelle Abhilfe erreichen Sie meist dadurch, dass Sie das Seriendruckfeld in Ihrem Word-Dokument um geeignete Formatschalter ergänzen.
Mit Formatschaltern weisen Sie Word an, den Wert aus der Datenquelle immer in einer ganz bestimmten Art und Weise darzustellen - im Falle von Postleitzahlen zum Beispiel immer als fünfstellige Zahl. Konkret gehen Sie wie folgt vor:
- Öffnen Sie den Word-Serienbrief mit den bislang fehlerhaften Postleitzahl-Darstellungen. Oder legen Sie in Word ein neues Seriendokument an, das Sie mit Ihrer Datenquelle verbinden, und in das Sie die gewünschten Seriendruckfelder einfügen.
- Drücken Sie die Tastenkombination Alt+F9. Damit machen Sie die Feldfunktionen sichtbar, sodass anstelle von Seriendruck-Platzhaltern wie «PLZ» jetzt spezielle Codes in geschweiften Klammern zu sehen sind - etwa:{ MERGEFIELD PLZ }
- Suchen Sie den Feldcode für Ihr Postleitzahlfeld. Im Beispiel lautet der Feldname „PLZ”. Es kann aber durchaus sein, dass Sie mit anderen Feldnamen arbeiten und in Ihrem Serienbrief somit ein Feldcode wie „{ MERGEFIELD Postleitzahl }” steht.
- Setzen Sie den Cursor mithilfe der Richtungstasten oder per Mausklick zwischen den Feldnamen Ihres Postleitzahlfelds und die schließende geschweifte Klammer.
- Nun geben Sie den Formatschalter für das Feld ein: \# “00000;;”
- Der vollständige Code für das Postleitzahlfeld muss danach folgendermaßen aussehen:{ MERGEFIELD PLZ \# “00000;;” }
- Drücken Sie erneut Alt+F9, um die Anzeige der Feldcodes wieder auszuschalten.
Wenn Sie Ihren Serienbrief jetzt in der Vorschau betrachten oder sofort ausdrucken, werden auch Postleitzahlen, die mit „0″ beginnen, im gewünschten fünfstelligen Format ausgegeben.
Beachten Sie: Mit der Zeichenfolge „\#” legen Sie einen Formatschalter für Zahlenwerte fest. Die Formatierung selbst steht in Anführungszeichen. Hier bestimmen Sie mit dem Formatierungsplatzhalter „00000″ eine fünfstellige Darstellung (jede 0 steht für eine feste Stelle). Außerdem haben Sie die Möglichkeit, unterschiedliche Formate für positive und negative Zahlenwerte sowie für Nullwerte anzugeben. Die einzelnen Formate trennen Sie mit Semikolons. Generell gilt dann:
\# “[Format f. positive Zahlen];[Format f. negative Zahlen];[Format f. Nullwerte]”
Im Beispiel geben Sie keine Formate für negative Zahlen und Nullwerte an, was dazu führt, dass derartige Werte im Serienbrief komplett unterdrückt werden.