Wenn Sie Serienbriefe erstellen, kennen Sie dieses Problem sicher:
Das Seriendruckfeld «Anrede» liefert bei männlichen Ansprechpartnern in den Adressdatensätzen den Eintrag „Herr“ in der Empfängeradresse. Das ist nicht ganz korrekt, wird aber häufig ignoriert. Wenn Sie stattdessen die richtige Bezeichnung „Herrn“ in Ihrem Serienbrief einsetzen möchten, dann müssen Sie statt des Seriendruckfelds «Anrede» eine Bedingung einfügen. Dazu gehen Sie wie folgt vor:
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Löschen Sie das Seriendruckfeld «Anrede» und das anschließende Leerzeichen und klicken Sie dann auf die Schaltfläche BEDINGUNGSFELD EINFÜGEN in der Seriendruck-Symbolleiste. Wählen Sie nun WENN… DANN…SONST.
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Wählen Sie im folgenden Dialogfenster unter FELDNAME den Eintrag ANREDE. Im Feld VERGLEICH markieren Sie GLEICH. In das Feld VERGLEICHEN MIT schreiben Sie „Herr“ (ohne Anführungszeichen). Tragen Sie in das Feld DANN DIESEN TEXT EINFÜGEN den Text „Herrn “ (ohne Anführungszeichen; achten Sie auf das Leerzeichen hinter Herrn!) ein und bestätigen Sie das Dialogfenster mit OK.
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Wiederholen Sie Schritt 2. Wählen Sie unter FELDNAME den Eintrag ANREDE. Im Feld VERGLEICH markieren Sie GLEICH. In das Feld VERGLEICHEN MIT schreiben Sie „Frau“ (ohne Anführungszeichen). Tragen Sie in das Feld DANN DIESEN TEXT EINFÜGEN den Text „Frau “ (ohne Anführungszeichen; achten Sie auf das Leerzeichen hinter Frau!) ein und bestätigen Sie das Dialogfenster mit OK.
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Wiederholen Sie jetzt nochmals Schritt 2. Wählen Sie unter FELDNAME den Eintrag ANREDE und im Feld VERGLEICH den Eintrag IST LEER. Alle anderen Felder bleiben leer. Bestätigen Sie mit OK.
Die Feldfunktionen für die Anrede sehen jetzt in Word 2003/2002/2000 (in Word 97 wird „MERGEFIELD“ durch „SERIENDRUCKFELD“ und „IF“ durch „WENN“ ersetzt) wie folgt aus:
{ IF { MERGEFIELD Anrede } = “Herr” “Herrn ” “” }{ IF { MERGEFIELD Anrede } = “Frau” “Frau ” “” }{ IF { MERGEFIELD Anrede }= “” “” “” }
Beachten Sie, dass Sie einfach mit Alt+F9 zwischen der Ansicht und den Ergebnissen der Feldfunktionen hin- und herschalten und dass Sie Feldfunktionen auch manuell überschreiben/ändern können.