So arbeitet Ihre Serienbrief ab sofort mit dem richtigen Import-Filter

Nutzen Sie in Ihrem Serienbrief in Word als Datenquelle eine Excel-Arbeitsmappe? Dann kennen Sie das vielleicht, dass der Serienbrief anschließend nicht das korrekte Datumsformat aufweist. Soll zum Beispiel aus einer Spalte mit Datumsangaben einer Excel-Tabelle ein Datum in den Serienbrief übernommen werden, erscheint das Datum in Word immer im Format „MM/TT/JJJJ”, egal wie Sie es formatiert haben.

Das Problem tritt in Word 2003/2002 immer dann auf, wenn Word beim Zugriff auf Excel-Tabellen den Import-Filter für die Datenquelle selbst bestimmt. Dann kommt ein Filter zum Einsatz, der die Formatierung des Datums nicht korrekt übernimmt und stattdessen das Datum im Standard-Datumsformat übergibt.

Vermeiden Sie diesen Formatfehler und stellen Sie Word so ein, dass Sie den Import-Filter selbst festlegen können. Wählen Sie dann als Import-Filter je nach Word-Version und installierter Filter die Option „Microsoft Excel-Arbeitsblätter über Konverter” oder „MS Excel-Arbeitsblätter über DDE”. Und so geht’s:

1. Rufen Sie das Menü EXTRAS-OPTIONEN auf und wechseln Sie auf die Registerkarte ALLGEMEIN. Schalten Sie hier das Kontrollkästchen KONVERTIERUNG BEIM ÖFFNEN BESTÄTIGEN ein. Verlassen Sie das Dialogfenster mit OK. Diesen Schritt müssen Sie nur einmal ausführen, Word merkt sich diese Einstellung dauerhaft. Beachten Sie: Ohne die Änderung im Menü EXTRAS-OPTIONEN, Registerkarte ALLGEMEIN legt Word den Import-Filter beim Laden einer Datei, die nicht im Word-Format vorliegt, generell selbst fest. Das gilt nicht nur für die Datenquelle bei Serienbriefen, sondern auch für gewöhnliche Dokumente, die Sie von einer fremden Textverarbeitung übernehmen möchten oder die aus einer reinen Textdatei bestehen. Nur wenn Sie das Kontrollkästchen KONVERTIERUNG BEIM ÖFFNEN BESTÄTIGEN einschalten, werden Sie immer nach dem gewünschten Format gefragt und können selbst entscheiden.
2. Erstellen Sie jetzt Ihren Serienbrief, indem Sie das Menü EXTRAS-BRIEFE UND SENDUNGEN-SERIENBRIEFERSTELLUNG (Word 2003) bzw. EXTRAS-BRIEFE UND SENDUNGEN-SERIENDRUCK-ASSISTENT (Word 2002) aufrufen.
3. Wählen Sie im ersten Schritt des Assistenten den gewünschten Dokumenttyp, zum Beispiel: BRIEFE.
4. Im zweiten Schritt des Assistenten legen Sie über das Optionsfeld AKTUELLES DOKUMENT VERWENDEN fest, dass das aktuelle Dokument zum Serienbrief wird.
5. Wählen Sie im dritten Schritt die Option VORHANDENE LISTE VERWENDEN und klicken Sie auf DURCHSUCHEN. Wechseln Sie dann in den Ordner, in dem sich Ihre Excel-Datei befindet. Markieren Sie die Excel-Datei und klicken Sie auf ÖFFNEN.
6. Da Sie im ersten Schritt festgelegt haben, dass Sie beim Öffnen von „Fremden” Dateien das Dateiformat selbst bestimmen möchten, erscheint jetzt ein Dialogfenster, in dem Sie die Art der Datenquelle festlegen können. Wählen Sie hier je nach Word-Version und nach installierten Import-Filtern die Option MICROSOFT EXCEL-ARBEITSBLÄTTER ÜBER KONVERTER (*.XLS;*.XLW) oder MS EXCEL-ARBEITSBLÄTTER ÜBER DDE (*.XLS). Bestätigen Sie Ihre Auswahl mit OK.
7. Jetzt erscheint ein weiteres Dialogfenster: Haben Sie als Import-Filter MICROSOFT EXCEL-ARBEITSBLÄTTER ÜBER KONVERTER (*.XLS;*.XLW) gewählt, lautet der Titel des angezeigten Dialogfensters ARBEITSBLATT ÖFFNEN. Beim Import-Filter MS EXCEL-ARBEITSBLÄTTER ÜBER DDE (*.XLS) erscheint hingegen das Dialogfenster MICROSOFT EXCEL. Gleichgültig, welches Fenster bei Ihnen erscheint, Sie können hier das gewünschte Arbeitsblatt auswählen, in dem sich Ihre Adressdaten befinden. Bestätigen Sie dann das Dialogfenster mit OK.
8. Nun erscheint das Seriendruckempfänger-Dialogfenster, in dem Sie Ihre Adress-Auswahl durchführen. Hier können Sie Adressfilter setzen und/oder einzelne Adressen durch Ausschalten des jeweiligen Kontrollkästchens aus der Adressliste herausnehmen.
9. Wenn Sie das Seriendruckempfänger-Dialogfenster mit OK bestätigt haben, können Sie im vierten Schritt des Seriendruck-Assistenten die Seriendruckfelder in Ihr Dokument einfügen.

Datumsfelder werden nun aufgrund des von Ihnen selbst gewählten Import-Filters korrekt übernommen und erscheinen exakt in dem Format, das Sie in Excel definiert haben.