Schützen Sie Ihre Dokumente effektiv vor fremdem Zugriff

Wenn Sie ein mit Kennwort geschütztes Word-Dokument erhalten, können Sie es nicht öffnen. Das soll auch so sein.

Wenn Sie das geschützte Dokument jedoch in einem anderen Textverarbeitungsprogramm öffnen, wird es kommentarlos geladen, ohne dass das Kennwort benötigt wird! Da stellt sich schon die Frage, ob der Kennwortschutz tatsächlich etwas taugt.

Sobald Sie in Word im Menü EXTRAS-OPTIONEN auf der Registerkarte SICHERHEIT (2003/2002) bzw. SPEICHERN (2000/97) ein Kennwort zum Öffnen des Word-Dokuments eintragen, erscheint beim Dokumentstart ein Dialogfenster, das zur Eingabe des Kennworts auffordert. Ohne die Eingabe des korrekten Kennworts lehnt Word das Öffnen des Dokuments ab.

Leider taugt der Kennwortschutz nicht besonders viel: Im Internet gibt es zahlreiche Programme, die den Schutz knacken können und die scheinbar sicheren Daten offen legen. Manchmal genügt bereits das Öffnen des Word-Dokuments in einem anderen Textverarbeitungsprogramm – und schon wird das Dokument ohne Kennworteingabe geöffnet.

Sichern Sie Ihre Dokumente mit einem Kennwort

In Word 2003/2002 hat Microsoft deutlich verbesserte Schutzfunktionen integriert. Und so aktivieren Sie diesen Schutz:

1. Laden Sie das Dokument, das Sie vor fremden Zugriffen schützen möchten.
2. Rufen Sie das Menü EXTRAS-OPTIONEN auf und wechseln Sie auf die Registerkarte SICHERHEIT.
3. Geben Sie im Texteingabefeld KENNWORT ZUM ÖFFNEN das Kennwort ein, mit dem Sie Ihr Dokument schützen möchten. Wählen Sie als Kennwort möglichst eine Buchstaben-Zahlenkombination, bestehend aus mindestens 8 Zeichen.
4. Klicken Sie jetzt auf die Schaltfläche Erweitert. Daraufhin öffnet sich ein weiteres Dialogfenster, in dessen großer Liste Sie den Verschlüsselungstyp einstellen können. Wählen Sie hier beispielsweise den Eintrag RC4, MICROSOFT ENHANCED CRYPTOGRAPHIC PROVIDER V1.0 aus und bestätigen Sie das Dialogfenster mit einem Klick auf OK.
5. Sobald Sie das Dialogfenster OPTIONEN mit einem Klick auf Ok verlassen, erhalten Sie ein Dialogfenster, in dem Sie nochmals das in Schritt 3 eingegebene Kennwort eintragen müssen. Stimmen beide Kennwort-Eingaben überein, wird das Dokument verschlüsselt gespeichert.

Zum Öffnen des Dokuments benötigen Sie ab sofort das Kennwort. Aufgrund der gewählten Verschlüsselung kann das Dokument nicht mehr mit einfachen Tricks geöffnet werden.

Beachten Sie: Ihre Word 2000/97-Dokumente lassen sich mit Word-eigenen Mitteln leider nicht effektiv schützen. Hier bleibt Ihnen nur übrig, die Word-Datei beispielsweise mit einem Programm wie WinZip zu packen und beim Packen einen „starken Schlüssel“ zu nutzen.

Wie Word 2000/97 auf Verschlüsselungen reagiert

Da die Verschlüsselungstypen nur von Word 2003 und Word 2002 unterstützt werden, kann ein auf diese Weise geschütztes Dokument nicht mit älteren Word-Versionen geöffnet werden! Versuchen Sie dennoch das Dokument zu öffnen, erhalten Sie eine unsinnige Fehlermeldung und der Ladevorgang wird abgebrochen.

Sofern Sie auf die Kompatibilität mit älteren Word-Versionen angewiesen sind, können Sie die erhöhte Sicherheit leider nicht nutzen. Auch Anwender des Word Viewers sollten die neueste Version „Microsoft Office Word Viewer 2003“ nutzen, da sich sonst auf diese Weise verschlüsselte Dokumente nicht öffnen lassen.