Holen Sie einen stets aktuellen Tabellenwert in Ihren Fließtext

Versionen: Word 97, 2000, 2002 und 2003

Problem: Angenommen, Sie haben ein Word-Dokument mit Word-eigenen Tabellen angelegt, zum Beispiel um den Energieverbrauch zu ermitteln und an alle Mieter weiterzugeben. Im Text gibt es dabei einige Passagen, die sich auf einzelne Tabellenzellen beziehen. Nun passiert es immer wieder, dass sich der Inhalt der Tabellen nachträglich ändert. Das hat zur Folge, dass Sie alle Textstellen, in denen Sie auf einen Zelleninhalt verweisen, nachträglich manuell korrigieren müssen.

Hintergrund: Zwischen dem Inhalt der Tabellenzellen und dem Text außerhalb der Tabelle bestehen leider im Moment keinerlei “Beziehungen”. Auch wenn die Texte identisch sind, handelt es sich für Word um zwei völlig unterschiedliche Texte. Deshalb sind Änderungen immer doppelt durchzuführen.

Lösung: Nutzen Sie bei Verweisen auf den Inhalt der Tabellen die Ref-Feldfunktion. Dann müssen Sie künftig nur noch den Inhalt der Tabelle ändern, der Verweis im Text wird auf Tastendruck automatisch aktualisiert. Und so geht’s:

1. Im ersten Schritt müssen Sie dem Text der Tabellenzelle, auf die Sie in Ihrem Text verweisen möchten, eine Textmarke zuweisen. Da die Textmarke nur den Text, nicht jedoch das Zellenende-Zeichen beinhalten darf, schalten Sie zuerst über die Tastenkombination “Strg+Umschalt+*” die Anzeige der nichtdruckbaren Zeichen ein.
2. Markieren Sie jetzt den Zelleninhalt. Dabei darf das Zellenende-Zeichen nicht markiert sein. Beachten Sie: Wenn Sie bei der Zuweisung der Textmarke die komplette Zelle einschließlich des Zellenende-Zeichens markieren, erscheint bei der Feldfunktion später eine einzelne Zelle mit Inhalt anstelle des reinen Zelleninhalts.
3. Rufen Sie nun das Menü “Einfügen-Textmarke” auf. Geben Sie in dem Textfeld “Textmarkenname” (Word 2003/2002) bzw. “Name der Textmarke” (Word 2000/97) einen eindeutigen Namen ein. Beachten Sie: Jeder auf diese Weise gekennzeichnete Zelleninhalt muss einen eigenen Namen erhalten.
4. Bestätigen Sie Ihre Eingabe mit einem Klick auf die Schaltfläche “Hinzufügen”.

Nun kehren Sie zu Ihrer Tabelle zurück.

1. Um im Text auf den Inhalt zu verweisen, rufen Sie das Menü “Einfügen-Feld” auf. Wählen Sie in dem Dialogfenster bei “Kategorie” die Auswahl “Alle” und bei “Feldnamen” den Eintrag “Ref”.
2. Word 2003/2002: Klicken Sie nun in dem nebenstehenden Listenfeld die soeben definierte Textmarke an und bestätigen Sie das Dialogfenster mit einem Klick auf “Ok”.
3. Word 2000/97: Klicken Sie auf die Schaltfläche “Optionen”. Daraufhin öffnet sich das Dialogfenster “Optionen für Felder”, in dem Sie auf die Registerkarte “Textmarken” wechseln. Markieren Sie nun in dem nebenstehenden Listenfeld die soeben definierte Textmarke und klicken Sie auf die Schaltfläche “Hinzufügen”. Bestätigen Sie das Dialogfenster “Optionen für Felder” und das Dialogfenster “Feld” mit einem Klick auf “Ok”.
4. Word fügt daraufhin an der aktuellen Cursorposition eine Feldfunktion mit einem Verweis auf den Zelleninhalt ein. Sollten Sie anstelle des Zelleninhaltes die Feldfunktions-Formel in der Form {REF Textmarkenname} angezeigt bekommen, drücken Sie die Tastenkombination “Alt+F9″.

Wenn Sie ab sofort den Zelleninhalt ändern, können Sie mit zwei Tastenkombinationen den kompletten Text aktualisieren: Drücken Sie zuerst Strg+A, um das komplette Dokument zu markieren. Anschließend drücken Sie F9, um alle Feldfunktionen in Ihrem Dokument auf den neuesten Stand zu bringen.