Bilder aus Access pannenfrei in Word-Serienbrief einfügen

Haben Sie beispielsweise Fotos von Artikeln oder Mitarbeitern in Access gespeichert, die Sie individuell in die einzelnen Serienbriefe übernehmen möchten? Auf den ersten Blick ist das schnell erledigt. Schließlich kann Access Grafiken in einem Datenbankfeld speichern, das Sie zunächst wie jedes andere Feld in Ihren Serienbrief einfügen. Bei der Ausgabe der Serienbriefe erscheint dann aber anstelle der erhofften Grafiken lediglich folgender Text:

Long-Binary- oder Textwert

Trick 1: Speichern Sie Ihre Bilder parallel zur Datenbank in separaten Dateien

Leider ist eine direkte Übernahme der Grafik aus dem entsprechenden Feld in Access nicht möglich, hier hilft nur ein Trick weiter: Speichern Sie Ihre Grafiken parallel zu der Datenbank auch in separaten Dateien auf Ihrer Festplatte. Wenn Sie dann noch in jeden Datensatz den genauen Pfad zu dieser Grafikdatei eingeben, können Sie Word auch in Serienbriefen dazu bringen, für jeden Datensatz eine andere Grafik einzufügen.

Trick 2: Nutzen Sie eine Feldfunktion zum Einfügen von Grafiken

Hierzu kommt die Feldfunktion EINFÜGENGRAFIK (Word 97) bzw. INCLUDEPICTURE (Word 2003/2002/2000) zum Einsatz. Sie akzeptiert als Parameter den Pfad zu einer Grafikdatei und zeigt dann als Ergebnis diese Grafik an der Stelle an, an der Sie die Feldfunktion eingegeben haben.

Bei der Eingabe des Pfads zur Grafikdatei müssen Sie dabei alle Backslashes doppelt eingeben, beispielsweise

C:\\GRAFIK\\LOGOS\\LOGO.TIF

Sind alle Grafikdateien auf der Festplatte vorhanden und haben Sie die entsprechenden Pfade in Ihrer Datenbank gespeichert, starten Sie den Seriendruck wie gewohnt:

1. Das Feld mit der Grafik fügen Sie nicht direkt ein, sondern setzen den Cursor an die Textstelle, an der die Grafik erscheinen soll und drücken Strg+F9 für die geschweiften Klammern der Feldfunktion.
2. Geben Sie in den geschweiften Klammern folgenden Ausdruck ein:

Word 2003/2002/2000:

INCLUDEPICTURE “” \*MERGEFORMAT

Word 97:

EINFÜGENGRAFIK “” \*FORMATVERBINDEN

1. Setzen Sie nun den Cursor zwischen die Anführungszeichen und klicken Sie auf das Symbol Seriendruckfeld einfügen.
2. Wählen Sie in der Liste der zur Verfügung stehenden Seriendruckfelder das Feld aus, in dem der Pfad zu der jeweiligen Grafikdatei abgelegt ist. Word fügt daraufhin den Platzhalter für dieses Datenbankfeld in die Feldfunktion ein.
3. Wenn Sie nun auf die Schaltfläche der Seriendruckvorschau klicken und die Datenbankinhalte zum Test in Ihr Dokument einfügen, werden die Grafiken immer noch nicht korrekt dargestellt. Word setzt zwar wie gewünscht den korrekten Pfad in die Feldfunktion ein, wertet das Ergebnis aber nicht aus. Anstelle der Feldfunktion erscheint daher zunächst nur ein leerer Rahmen. Durch das Anklicken des Rahmens und einer Aktualisierung des Feldes mit F9 können Sie aber das Ergebnis in der Vorschau betrachten und gegebenenfalls die Positionierung der Grafik anpassen.
4. Starten Sie die Ausgabe des Seriendrucks in eine Datei. Word legt daraufhin ein neues Dokument an, in das die Serienbriefe jeweils durch einen Abschnittswechsel getrennt eingefügt werden. Auch hier wertet Word die Feldfunktion zunächst nicht korrekt aus und es erscheinen nur leere Rahmen. Drücken Sie daher zunächst Strg+A, um das komplette Dokument zu markieren und starten Sie dann eine Aktualisierung der Feldfunktionen mit F9.

Die gewünschte individuelle Grafik wird daraufhin in jeden Serienbrief eingefügt. Jetzt können Sie den Ausdruck starten.